Приложение к Приказу от 19.07.2017 г № 39-МПР Порядок
Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного)
1.Настоящий Порядок устанавливает единые требования и правила постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), расположенных на территории Иркутской области (далее - учетно-техническая документация).
2.Учетно-техническая документация является собственностью Иркутской области.
3.Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется министерством имущественных отношений Иркутской области (далее - уполномоченный орган) или уполномоченным им государственным учреждением Иркутской области (далее - государственное учреждение).
4.Постоянное хранение учетно-технической документации может осуществляться организацией, заключившей с уполномоченным органом или государственным учреждением договор хранения документов в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее - организация, заключившая договор хранения).
5.Ответственность за сохранность учетно-технической документации несет руководитель уполномоченного органа или государственного учреждения либо руководитель организации, заключившей договор хранения, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
6.Учетно-техническая документация должна храниться в условиях, исключающих ее хищение, утрату, порчу и обеспечивающих ее защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды с соблюдением нормативных режимов хранения в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526.
Право доступа в помещения, в которых осуществляется хранение учетно-технической документации, имеют должностные лица уполномоченного органа, государственного учреждения, сотрудники организации, заключившей договор хранения, уполномоченные на доступ в соответствующее помещение.
7.В целях обеспечения постоянного хранения, использования учетно-технической документации уполномоченный орган или государственное учреждение либо организация, заключившая договор хранения, выполняет следующие функции:
обеспечивает сохранность в пределах всего срока хранения;
осуществляет учет и использование;
осуществляет проверку наличия и состояния, размещенных на постоянное хранение.
8.Проверка наличия и состояния учетно-технической документации в помещении, в котором осуществляется хранение, проводится не реже одного раза в пять лет либо после перемещения в другое помещение.
Проверка наличия и состояния учетно-технической документации в помещении, в котором осуществляется хранение, может также проводится по решению руководителя уполномоченного органа или государственного учреждения либо организации, заключившей договор хранения, при наличии иных обстоятельств, требующих проверки наличия и состояния объектов хранения.
9.В ходе проверки наличия и состояния учетно-технической документации в помещении, в котором осуществляется ее хранение:
устанавливается фактическое наличие учетно-технической документации и соответствие учетным данным;
выявляются и устраняются недостатки в учете в помещении, в котором осуществляется хранение;
выявляется отсутствующая учетно-техническая документация и организуется ее розыск;
выявляется и учитывается учетно-техническая документация, требующая профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.
10.По результатам проверки при обнаружении ошибок в учетных данных обучетно-технической документации, в случае обнаружения документов, не относящихся к учетно-технической документации, неучтенных документов составляется соответствующий акт. Указанный акт подписывается исполнителями и утверждается руководителем уполномоченного органа или государственного учреждения либо организации, заключившей договор хранения.
11.Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие, организуется ее розыск.
Розыск учетно-технической документации, не обнаруженной в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия такой документации и проводится в течение одного года. На учетно-техническую документацию, не обнаруженную в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт об утрате учетно-технической документации, который утверждается руководителем уполномоченного органа или государственного учреждения либо организации, заключившей договор хранения. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку. В случае подготовки акта об утрате учетно-технической документации организацией, заключившей договор хранения, акт представляется в уполномоченный орган или государственное учреждение для принятия решения о снятии утраченной учетно-технической документации с учета.
12.Учет учетно-технической документации осуществляется в соответствии с Инструкцией о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства Российской Федерации по земельной политике, строительству и жилищно-коммунальному хозяйству от 4 августа 1998 года N 37.
13.Копии учетно-технической документации и сведения, содержащиеся в ней, предоставляются заявителю за плату, в размере и порядке, установленном нормативным правовым актом уполномоченного органа.
Министр имущественных отношений
Иркутской области
В.А.СУХОРУЧЕНКО