Приложение к Приказу от 04.05.2016 г № 7-АГПР Административный регламент
Административный регламент предоставления государственной услуги «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, исполненных по документам государственных и муниципальных архивов, иных органов и организаций, расположенных на территории иркутской области, направляемых в государства, подписавшие гаагскую конвенцию 1961 года»
Раздел I.Общие положения
Глава 1.Предмет регулирования Административного регламента
1.Административный регламент предоставления архивным агентством Иркутской области государственной услуги по проставлению апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, исполненных по документам государственных и муниципальных архивов, иных органов и организаций, расположенных на территории Иркутской области, направляемых в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года (далее - Административный регламент), устанавливает стандарт и порядок предоставления архивным агентством Иркутской области в пределах установленных полномочий государственной услуги по проставлению апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, исполненных по документам государственных и муниципальных архивов, иных органов и организаций, расположенных на территории Иркутской области, направляемых в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года (далее - государственная услуга).
2.Административный регламент устанавливает порядок и стандарт предоставления государственной услуги, а также состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур при ее предоставлении.
Глава 2.Круг заявителей
3.Заявителем является физическое или юридическое лицо, обратившееся в архивное агентство Иркутской области (далее - архивное агентство) с запросом о проставлении апостиля, выраженным в устной или письменной форме.
Глава 3.Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги
4.Информация о порядке предоставления государственной услуги предоставляется архивным агентством:
на информационных стендах в помещении архивного агентства;
на официальном сайте архивного агентства в сети "Интернет" по адресу: http://archiv.irkobl.ru;
в региональной государственной информационной системе "Региональный портал государственных и муниципальных услуг Иркутской области" по адресу: http://38.gosuslugi.ru;
посредством публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов (брошюр и буклетов);
с использованием средств телефонной связи;
государственными гражданскими служащими архивного агентства (далее - специалисты и уполномоченные должностные лица).
5.Информация по вопросам предоставления государственной услуги по проставлению апостиля включает следующие сведения:
почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, электронные адреса официальных сайтов архивного агентства;
график (режим) работы архивного агентства;
информация о многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг, расположенных на территории Иркутской области;
порядок получения консультаций по вопросам предоставления государственной услуги;
наименование законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих вопросы предоставления государственной услуги, с указанием их реквизитов и источников официального опубликования;
категории заявителей, которым предоставляется государственная услуга;
результат предоставления государственной услуги;
сроки предоставления государственной услуги;
размеры государственной пошлины за предоставление государственной услуги;
бланки платежного поручения (квитанции) на оплату государственной пошлины, образцы их заполнения;
порядок и способы подачи запроса о предоставлении государственной услуги;
перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;
перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги;
перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги;
порядок информирования о ходе предоставления государственной услуги и о результатах предоставления государственной услуги;
порядок консультаций;
порядок досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) архивного агентства, а также его должностных лиц;
иная информация о порядке предоставления государственной услуги.
6.Сведения о местонахождении (адресе), контактных телефонах и адресах электронной почты государственных и муниципальных архивов Иркутской области содержатся в приложении 1 к настоящему Административному регламенту.
7.Местонахождение архивного агентства и сведения о контактных телефонах и электронной почте:
адрес: город Иркутск, ул. Сухэ-Батора, 16;
почтовый адрес: 664003, город Иркутск, а/я 99;
электронный адрес: archivagent@mail.ru;
официальный сайт: http://archiv.irkobl.ru;
справочные телефоны: (8-395-2) 20-37-26, 24-02-97, 24-06-42;
факс: 20-37-26.
8.На официальном сайте архивного агентства в сети "Интернет", информационных стендах в помещении архивного агентства также размещается текст Административного регламента с приложениями.
9.Консультации по вопросам предоставления государственной услуги также предоставляются специалистами архивного агентства, в должностные обязанности которых входит осуществление консультирования по вопросам предоставления государственной услуги, на личном приеме и по телефонам для справок.
10.При личном обращении заявителя консультации предоставляются в часы приема заявителей, при обращении по телефону для справок - в рабочее время.
11.При ответах на телефонные и устные обращения специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ по телефону должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
12.При отсутствии у специалиста, принявшего звонок, возможности самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) другому специалисту. В случае невозможности перевода звонка или ответа другого специалиста обратившемуся гражданину должен быть сообщен номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.
13.Заявители, документы которых приняты для предоставления государственной услуги, информируются о ходе предоставления государственной услуги на личном приеме, по телефону для справок или при обращении по электронной почте.
14.Архивное агентство осуществляет прием заявителей, обратившихся за предоставлением государственной услуги, в соответствии со следующим графиком:
| понедельник | с 9-00 до 13-00; с 14-00 до 18-00 |
| вторник | с 9-00 до 13-00; с 14-00 до 18-00 |
| среда | с 9-00 до 13-00; с 14-00 до 18-00 |
| четверг | с 9-00 до 13-00; с 14-00 до 18-00 |
| пятница | с 9-00 до 13-00; с 14-00 до 18-00 |
Заявители вправе представлять документы в заранее установленное время по предварительной записи, осуществляемой специалистами по телефону.
Раздел II.Стандарт предоставления государственной услуги
Глава 4.Наименование государственной услуги
15.Наименование государственной услуги - государственная услуга по проставлению апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, исполненных по документам государственных и муниципальных архивов, иных органов и организаций, расположенных на территории Иркутской области, направляемых в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года.
Глава 5.Наименование органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу
16.Исполнительным органом государственной власти Иркутской области, предоставляющим государственную услугу, является архивное агентство.
17.При предоставлении государственной услуги архивное агентство не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный Правительством Иркутской области.
18.При предоставлении государственной услуги архивным агентством осуществляется взаимодействие с Управлением Федерального казначейства по Иркутской области в целях получения сведений об оплате государственной пошлины.
Глава 6.Описание результата предоставления государственной услуги
19.Результатом предоставления государственной услуги является проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, исполненных по документам государственных и муниципальных архивов, иных органов и организаций, расположенных на территории Иркутской области, направляемых в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года (далее - российский официальный документ, официальный документ), подлежащих вывозу за границу, предоставленных заявителем.
20.Юридическим фактом завершения предоставления государственной услуги является выдача (отправка) заявителю российского официального документа, подлежащего вывозу за границу, с проставленным апостилем.
Глава 7.Срок предоставления государственной услуги
21.Срок предоставления государственной услуги не может превышать пять рабочих дней со дня регистрации в архивном агентстве запроса заявителя о проставлении апостиля, если иное не предусмотрено Федеральным законом от 28 ноября 2015 года N 330-ФЗ "О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации".
22.Срок проставления апостиля может быть продлен руководителем архивного агентства до тридцати рабочих дней в случае необходимости направления архивным агентством запроса, предусмотренного пунктом 73 Административного регламента.
23.В случае продления срока проставления апостиля по основанию, предусмотренному пунктом 22 Административного регламента, архивное агентство уведомляет об этом заявителя в течение одного рабочего дня со дня принятия решения о продлении срока проставления апостиля.
24.Срок проставления апостиля на российских официальных документах, выданных организациями, осуществляющими образовательную деятельность, не может превышать сорок пять рабочих дней со дня регистрации в архивном агентстве запроса заявителя о проставлении апостиля. Указанный срок включает в себя время, необходимое архивному агентству для получения информации, предусмотренной пунктом 73 Административного регламента.
25.Приостановления предоставления государственной услуги не предусмотрено.
Глава 8.Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги
26.Предоставление государственной услуги осуществляется на основании:
Конституции Российской Федерации;
Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, подписанной в Гааге 5 октября 1961 года (далее - Конвенция) (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6);
Налогового кодекса Российской Федерации (глава 25.3) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 32, ст. 3340; 2004, N 45, ст. 4377; 2005, N 1, ст. 29, 30; N 30, ст. 3117; N 50, ст. 5246; N 52, ст. 5581; 2006, N 1, ст. 12; N 27, ст. 2881; N 31, ст. 3436; N 43, ст. 4412; 2007, N 1, ст. 7; N 31, ст. 4013; N 46, ст. 5553, 5554; N 49, ст. 6045, 6071; 2008, N 52, ст. 6218, 6219, 6227, 6236; 2009, N 1, ст. 19; N 29, ст. 3582, 3625, 3642; N 30, ст. 3735; N 52, ст. 6450; 2010, N 15, ст. 1737; N 18, ст. 2145; N 19, ст. 2291);
Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2011, N 15, ст. 2038; N 27, ст. 3873, ст. 3880; N 29, ст. 4291; N 30, ст. 4587; N 49, ст. 7061);
Федерального закона от 28 ноября 2015 года N 330-ФЗ "О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 48 (ч. 1), ст. 6696);
Закона СССР от 24 июня 1991 года N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 27, ст. 784);
Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 52 (ч. 3), ст. 5689; 2006, N 19, ст. 2069);
постановления Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 года N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 22, ст. 3169; N 35, ст. 5092);
постановления Верховного Совета СССР от 17 апреля 1991 г. N 2119-1 "О присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Верховного Совета народных депутатов и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);
Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
Приказа Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 07.09.2015, N 38830, Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 10.09.2015, N 0001201509100001);
Закона Иркутской области от 4 апреля 2008 года N 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области" (Областная, 2008, 16 апреля);
постановления Правительства Иркутской области от 29 декабря 2009 года N 403/182-пп "Об архивном агентстве Иркутской области" (Областная, 2010, 24 февраля).
Глава 9.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги
27.Для предоставления государственной услуги заявителем представляются:
документ, удостоверяющий личность заявителя (при представлении официальных документов лично заявителем);
письменный запрос о предоставлении государственной услуги (только в случае направления документов для предоставления государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки) согласно приложению 7 к Административному регламенту;
российский официальный документ, подлежащий вывозу за границу на территорию иностранного государства - участника Конвенции в соответствии с приложением 3 к Административному регламенту;
документ, подтверждающий полномочия представителя физического лица, если в качестве заявителя выступает физическое лицо (доверенность или иной документ);
документ, подтверждающий полномочия представителя юридического лица, если в качестве заявителя выступает юридическое лицо (доверенность или иной документ).
28.Письменный запрос на предоставление государственной услуги, указанный в пункте 27 Административного регламента, должен содержать обращение с просьбой проставить апостиль на российском официальном документе, приложенном к запросу.
В запросе о предоставлении государственной услуги указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя или наименование юридического лица, являющегося заявителем, почтовый адрес для ответа, номер телефона заявителя, описание и количество представленных заявителем официальных документов, название государства предъявления официальных документов. На запросе ставится дата и личная подпись заявителя.
29.Запрещается требовать от заявителя:
представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;
представления документов и информации, которые находятся в распоряжении архивного агентства, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.
Глава 10.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления муниципальных образований Иркутской области и иных организаций
30.Представления документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления муниципальных образований Иркутской области и иных организаций, не требуется.
Глава 11.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги
31.В приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, отказывается в случаях, если:
российский официальный документ предназначен для представления в компетентные органы государства, которое не является участником Конвенции;
официальный документ исходит от органа, должностного лица или юридического лица иностранного государства;
официальный документ исходит от органа, который сам уполномочен на проставление апостиля;
на официальном документе отсутствуют подпись лица, от которого исходит официальный документ, и (или) оттиск печати органа местного самоуправления и иных органов и лиц, от которых исходит официальный документ;
если исправления, имеющиеся в тексте официального документа, не оговорены лицом, подписавшим документ;
если подписи лиц и (или) оттиски печатей, содержащиеся на официальном документе, не являются отчетливыми и поддающимися сравнению с образцами, имеющимися в архивном агентстве;
если листы официального документа не прошиты и (или) не пронумерованы и (или) не скреплены оттиском печати органа или лица, от которого исходит официальный документ.
Глава 12.Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги
32.Приостановление предоставления государственной услуги не предусмотрено.
33.В предоставлении государственной услуги отказывается по следующим основаниям:
российский официальный документ не предназначен для вывоза за границу в соответствии с Законом СССР от 24 июня 1991 года N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу";
российский официальный документ предназначен для представления в государстве, с которым Российской Федерацией заключен договор (соглашение), отменяющий требование любого вида легализации документов;
лицо, подписавшее официальный документ, не обладает полномочием на его подписание;
подпись лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиск печати на официальном документе не соответствуют имеющимся в архивном агентстве образцам;
подпись лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиск печати на официальном документе не могут быть удостоверены архивным агентством ввиду отсутствия образца подписи такого лица и (или) оттиска такой печати и отсутствия этих образцов у органа, от которого исходит официальный документ, а также неподтверждения им факта совершения официального документа;
если не соблюдены требования к оформлению архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, установленные пунктами 5.9 и 5.10 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках и организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 N 19, пунктами 5.11 - 5.14 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526;
если в ходе проверки визуального соответствия оттиска печати на официальном документе имеющемуся образцу, выявлены подчистка (и), приписка (и), неравномерность и ненасыщенность цветового тона оттиска, нечеткость изображения элементов оттиска, визуально различимые выдавливания краски за края контура рисунка оттиска, искажения деталей оттиска, "смазывания", "стирания".
Глава 13.Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе о документе (документах) выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги
34.Предоставления услуг, являющихся необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, не требуется.
Глава 14.Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины, взимаемой за предоставление государственной услуги
35.За проставление апостиля с заявителя взимается государственная пошлина в размере и порядке, которые установлены главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации, а именно:
в соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля уплачивается государственная пошлина в размере 2500 рублей за каждый документ;
на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 333.18 Налогового кодекса Российской Федерации при обращении за проставлением апостиля плательщик (организация или физическое лицо, обратившееся за проставлением апостиля, - статья 333.17 Налогового кодекса Российской Федерации) уплачивает государственную пошлину до проставления апостиля.
36.Согласно подпункту 12 пункта 3 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации государственная пошлина не уплачивается за проставление апостиля на истребуемых по запросам дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации справках, выданных архивными органами по обращениям физических лиц, проживающих за пределами территории Российской Федерации.
37.Иная плата за предоставление государственной услуги не взимается.
38.Государственная пошлина уплачивается по месту совершения юридически значимого действия (проставления апостиля). Оплата государственной пошлины заявителем осуществляется по следующим реквизитам для уплаты государственной пошлины:
получатель: УФК по Иркутской области (архивное агентство Иркутской области л/сч. 04342D01630)
ИНН 380801537
КПП 380801001
р/сч 40101810900000010001 в Отделении Иркутск, г. Иркутск
БИК 042520001
КБК 842 108 073 000 110 001 110
ОКАТО 25701000
Назначение: Госпошлина за проставление апостиля
Глава 15.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче
Запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги
39.Максимальный срок ожидания в очереди для подачи заявителем устного запроса о предоставлении государственной услуги и документов, необходимых для ее предоставления, а также при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 15 минут.
40.Заявителям предоставляется возможность предварительной записи для подачи запроса на предоставление государственной услуги. Предварительная запись осуществляется по телефону (3952) 20-37-26.
Глава 16.Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги
41.Запрос о предоставлении государственной услуги, поступивший почтовой связью или доставленный курьерской службой доставки, регистрируется специалистом архивного агентства, ответственным за ведение делопроизводства, в журнале входящей корреспонденции в день поступления в архивное агентство.
Глава 17.Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга
42.Вход в помещение, где располагается архивное агентство, должен быть оборудован информационной табличкой, содержащей наименование архивного агентства, его местонахождение и режим работы. На территории, прилегающей к месторасположению архивного агентства, должны быть предусмотрены места для парковки автотранспортных средств.
43.Помещение архивного агентства должно быть оборудовано противопожарной системой, средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации. Выход из помещения оборудуется соответствующим указателем с автономным источником бесперебойного питания.
44.В целях организации беспрепятственного доступа инвалидов (включая инвалидов, использующих кресла-коляски и собак-проводников) к месту предоставления государственной услуги им обеспечиваются:
условия беспрепятственного доступа к объекту (зданию, помещению), в котором предоставляется государственная услуга, а также для беспрепятственного пользования транспортом, средствами связи и информации;
возможность самостоятельного передвижения по территории, на которой расположены объекты (здания, помещения), в которых предоставляется государственная услуга, а также входа в такие объекты и выхода из них, посадки в транспортное средство и высадки из него, в том числе с использованием кресла-коляски;
сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения;
надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к объектам (зданиям, помещениям), в которых предоставляется государственная услуга с учетом ограничений их жизнедеятельности;
дублирование необходимой для инвалидов звуковой и зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля;
допуск сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика;
допуск собаки-проводника на объекты (здания, помещения), в которых предоставляется государственная услуга;
оказание инвалидам помощи в преодолении барьеров, мешающих получению ими государственной услуги наравне с другими лицами.
В случае невозможности полностью приспособить объект с учетом потребности инвалида ему обеспечивается доступ к месту предоставления государственной услуги либо, когда это возможно, ее предоставление по месту жительства инвалида или в дистанционном режиме.
45.Кабинеты специалистов, осуществляющих прием заявителей, должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества, должности специалистов.
46.Места для информирования заявителей, получения информации должны быть оборудованы информационными стендами, стульями и столами для возможности оформления документов. Места для ожидания и приема заявителей должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов.
47.Информационные стенды размещаются с учетом высоты стен помещения на одном уровне в удобном для ознакомления месте и обеспечивают свободное прочтение содержащейся в них информации.
48.Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее N 18), наиболее важные места выделяются другим шрифтом.
49.Перечень сведений, которые размещаются на информационных стендах, указан в пункте 5 Административного регламента.
Глава 18.Показатели доступности и качества государственной услуги
50.Показателями доступности предоставления государственной услуги являются:
наличие исчерпывающих сведений о месте, порядке и сроках предоставления государственной услуги на информационных стендах, информационных ресурсах архивного агентства в сети "Интернет", в региональной государственной информационной системе "Региональный портал государственных и муниципальных услуг Иркутской области";
наличие необходимого и достаточного количества специалистов, а также помещений, в которых осуществляется предоставление государственной услуги, в целях соблюдения установленных Административным регламентом сроков предоставления государственной услуги;
возможность направления документов для предоставления государственной услуги почтовой связью и курьерской службой доставки;
возможность получения результата предоставления государственной услуги почтовой связью;
возможность получения заявителем информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием средств телефонной связи.
51.Качество предоставления государственной услуги характеризуется:
наличием специалистов и уполномоченных должностных лиц с уровнем квалификации, необходимым для надлежащего исполнения административных процедур, предусмотренных Административным регламентом;
отсутствием очередей при приеме и выдаче документов заявителям;
отсутствием нарушений сроков предоставления государственной услуги;
отсутствием жалоб на действия (бездействие) специалистов и уполномоченных должностных лиц;
отсутствием жалоб на некорректное, невнимательное отношение специалистов и уполномоченных должностных лиц к заявителям.
52.Предоставление государственной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуги и в электронной форме не осуществляется.
Раздел III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения
Глава 19.Состав и последовательность административных процедур
53.Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
прием и регистрация официальных документов, поступивших в архивное агентство для предоставления государственной услуги, или отказ в приеме официальных документов;
формирование и направление межведомственного запроса об оплате государственной пошлины за предоставление государственной услуги;
рассмотрение официальных документов в целях установления наличия или отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги;
проставление апостиля;
выдача или отправка официальных документов заявителю;
отказ в предоставлении государственной услуги.
Глава 20.Прием и регистрация официальных документов, поступивших в архивное агентство для предоставления государственной услуги, или отказ в приеме официальных документов
54.Основанием для начала данной административной процедуры является поступление в архивное агентство официальных документов для предоставления государственной услуги.
55.Официальные документы представляются в архивное агентство заявителем лично либо направляются почтовой связью или курьерской службой доставки.
56.Датой поступления документов является дата их регистрации в архивном агентстве.
57.Прием и регистрацию официальных документов осуществляет должностное лицо, уполномоченное принимать и выдавать документы, заполнять апостиль (далее - уполномоченное должностное лицо). При этом официальные документы и запрос заявителя на предоставление государственной услуги, поступившие почтовой связью или доставленные курьерской службой доставки, предварительно регистрируются специалистом, ответственным за ведение делопроизводства.
58.Уполномоченное должностное лицо при поступлении документов устанавливает отсутствие оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 31 Административного регламента.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 3 минуты на каждый документ.
59.В случае установления оснований для отказа в приеме официальных документов, предусмотренных пунктом 31 Административного регламента, уполномоченное должностное лицо незамедлительно сообщает руководителю архивного агентства об установлении оснований для отказа в приеме документов.
Руководитель архивного агентства рассматривает основания для отказа в приеме официальных документов, установленные уполномоченным должностным лицом.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 3 минуты на каждый документ.
60.В случае принятия руководителем архивного агентства решения об отказе в приеме официальных документов уполномоченное должностное лицо в устной форме разъясняет заявителю основания для отказа в приеме документов, в том числе разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приему документов (если такие обстоятельства устранимы), а также информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме официальных документов и возвращает заявителю представленные документы.
61.По письменному требованию заявителя уполномоченное должностное лицо готовит проект письма заявителю об отказе в приеме документов (в письменном требовании заявитель указывает способ получения им такого письма - на руки или почтовой связью).
В проекте письма уполномоченное должностное лицо излагает установленные основания для отказа в приеме официальных документов, разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приему документов (если такие обстоятельства устранимы), информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме официальных документов.
Подготовленный проект письма с приложением официальных документов, представленных заявителем, уполномоченное должностное лицо представляет на подпись руководителю архивного агентства.
62.Руководитель архивного агентства подписывает письмо об отказе в приеме официальных документов и передает уполномоченному должностному лицу.
63.Уполномоченное должностное лицо выдает письмо об отказе в приеме официальных документов с приложением представленных официальных документов заявителю на руки или передает указанное письмо и официальные документы специалисту, ответственному за ведение делопроизводства для отправки заявителю.
64.В случае поступления официальных документов и запроса о предоставлении государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки письменный отказ в приеме официальных документов с приложением официальных документов передается специалисту, ответственному за ведение делопроизводства для отправки заявителю.
65.Срок подготовки письма заявителю об отказе в приеме официальных документов не должен превышать 1 рабочего дня со дня представления документов.
66.В случае установления отсутствия оснований для отказа в приеме официальных документов, предусмотренных пунктом 31 Административного регламента, уполномоченное должностное лицо вносит в журнал учета входящих документов для проставления апостиля согласно приложению 4 к Административному регламенту запись о приеме официальных документов, которая содержит:
порядковый номер записи;
дату приема официальных документов;
данные о заявителе (фамилию и инициалы физического лица, реквизиты документа, удостоверяющего личность, наименование юридического лица, контактный телефон);
наименование и реквизиты официальных документов;
название государства предъявления официальных документов;
фамилию и инициалы уполномоченного должностного лица, принявшего официальные документы.
При поступлении официальных документов с письменным запросом заявителя о предоставлении государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки уполномоченное должностное лицо делает отметку в графе 2 журнала о поступлении официальных документов почтовой связью. В графы 3, 4 и 5 журнала уполномоченным должностным лицом вносятся сведения в соответствии с письменным запросом заявителя.
Также допускается ведение в электронном виде журнала учета входящих официальных документов для проставления апостиля, в том числе с использованием автоматизированных информационных систем.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 4 минуты на каждый из представленных официальных документов.
67.Уполномоченное должностное лицо оформляет расписку о приеме официальных документов согласно приложению 5 к Административному регламенту, в которой указываются:
дата приема официальных документов;
данные заявителя (фамилия и инициалы физического лица, наименование юридического лица);
количество принятых официальных документов;
название государства предъявления официальных документов;
порядковый номер записи в журнале учета входящих официальных документов, представленных для проставления апостиля;
дата выдачи официальных документов и график приема заявителей;
номер телефона, по которому заявитель в течение срока предоставления государственной услуги может получить информацию о ходе предоставления государственной услуги;
фамилия и инициалы уполномоченного должностного лица, принявшего документы.
Уполномоченное должностное лицо ставит в расписке свою подпись.
Расписка о приеме официальных документов может быть заполнена в электронном виде (в том числе с использованием автоматизированных информационных систем), с одновременной распечаткой расписки для передачи ее заявителю.
Максимальный срок выполнения действия составляет 4 минуты.
68.Уполномоченное должностное лицо передает заявителю расписку.
Глава 21.Формирование и направление межведомственного
Запроса для получения информации об оплате государственной пошлины за предоставление государственной услуги
69.Основанием для начала данной административной процедуры является выполнение действий по приему и регистрации официальных документов, поступивших для предоставления государственной услуги.
70.Уполномоченное должностное лицо формирует с использованием программно-технических средств запрос в Управление Федерального казначейства по Иркутской области о предоставлении информации об оплате заявителем государственной пошлины за предоставление государственной услуги и направляет запрос адресату по каналам системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.
71.Результатом выполнения административной процедуры является получение из Управления Федерального казначейства по Иркутской области запрашиваемой информации.
Глава 22.Рассмотрение официальных документов в целях установления наличия или отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги
72.Уполномоченное должностное лицо после формирования и направления межведомственного запроса для получения информации об оплате государственной пошлины за предоставление государственной услуги незамедлительно устанавливает наличие или отсутствие оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 33 Административного регламента.
Максимальный срок выполнения административного действия - 20 минут на каждый документ.
73.В случае отсутствия в архивном агентстве образца подписи, оттиска печати и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего официальный документ, уполномоченное должностное лицо оформляет запрос о предоставлении соответствующей информации в адрес лица, выдавшего официальный документ. Запрос архивного агентства должен содержать наименование выданного официального документа и его реквизиты. К запросу прилагается копия соответствующего российского официального документа.
Одновременно уполномоченное должностное лицо оформляет уведомление заявителю о продлении срока проставления апостиля в соответствии с пунктами 22 - 24 Административного регламента.
Максимальный срок выполнения административного действия - 30 минут.
74.Уполномоченное должностное лицо передает оформленный запрос и уведомление на подпись руководителю архивного агентства.
Максимальный срок выполнения административного действия - 5 минут.
75.Руководитель архивного агентства подписывает запрос на получение образца подписи и подтверждение полномочий на право подписи лица, подписавшего представленный официальный документ, и (или) образца оттиска печати органа (лица), от которого исходит официальный документ, и уведомление заявителю о продлении срока проставления апостиля и передает уполномоченному должностному лицу.
Максимальный срок выполнения административного действия - 5 минут.
76.Уполномоченное должностное лицо передает запрос и уведомление специалисту, ответственному за ведение делопроизводства, для отправки по назначению.
Максимальный срок выполнения административного действия - 3 минуты.
77.Специалист, ответственный за делопроизводство, направляет запрос и уведомление по назначению.
Максимальный срок выполнения административного действия - в течение одного рабочего дня со дня установления в архивном агентстве факта отсутствия образца подписи, оттиска печати и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего российский официальный документ.
78.Уполномоченное должностное лицо информирует заявителя о направлении запроса и о сроке предоставления государственной услуги, предусмотренном пунктом 22 Административного регламента, на личном приеме или по телефону для справок при обращении заявителя за информацией о ходе предоставления государственной услуги.
79.Лицо, получившее запрос архивного агентства, обязано направить запрашиваемую информацию в течение пяти рабочих дней со дня получения запроса.
80.При получении образцов подписи лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиска печати органа (лица), от которого исходит официальный документ, подтверждения полномочий лица на право подписи официального документа или подтверждения факта совершения документа уполномоченное должностное лицо осуществляет действия, предусмотренные пунктом 72 Административного регламента, в день получения ответа лица (органа), которому был отправлен запрос.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 20 минут.
81.Полученные образцы подписи лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиска печати органа (лица), от которого исходит официальный документ, а также подтверждение полномочий лица на право подписи официального документа или подтверждение факта совершения документа помещаются уполномоченным должностным лицом в дело с имеющимися образцами подписей и оттисков печатей.
82.После выполнения административных действий, предусмотренных пунктом 72 Административного регламента, уполномоченное должностное лицо принимает решение о начале административной процедуры по предоставлению государственной услуги либо об отказе в предоставлении государственной услуги.
83.Решение о начале административной процедуры по предоставлению государственной услуги либо об отказе в предоставлении государственной услуги принимается в день завершения выполнения административных действий, предусмотренных пунктом 72 Административного регламента.
Глава 23.Проставление апостиля
84.Основанием для начала данной административной процедуры является установление уполномоченным должностным лицом отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.
85.Уполномоченное должностное лицо приступает к проставлению штампа "Апостиль".
86.Апостиль должен соответствовать требованиям, указанным в приложении к Конвенции.
87.Апостиль удостоверяет подлинность подписи и должность лица, подписавшего официальный документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.
88.Апостиль проставляется на самом официальном документе или на отдельном листе, скрепляемом с официальным документом.
89.Апостиль заполняется на русском языке. Заголовок апостиля должен быть дан на французском языке: "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)".
90.Проставление апостиля на самом официальном документе осуществляется путем проставления специального оттиска штампа "Апостиль" с его последующим заполнением.
91.Оттиск штампа "Апостиль" проставляется в конце текста официального документа на свободном от него месте, либо на оборотной стороне официального документа, либо на отдельном листе, скрепляемом с официальным документом.
92.Проставление оттиска штампа "Апостиль" на отдельном листе осуществляется на листе бумаги формата A4.
93.В случае проставления апостиля на отдельном листе листы официального документа и лист с апостилем прошиваются нитью любого цвета либо тонким шнуром (лентой).
Последний лист официального документа в месте, где он прошит, заклеивается плотным бумажным "прямоугольником". На обороте листа с текстом апостиля делается запись о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать) листов с указанием фамилии, инициалов и должности лица, уполномоченного на подписание апостиля.
94.Апостиль может быть подготовлен также методом компьютерного набора. Для подготовки апостиля также допускается использование информационных автоматизированных систем.
Подготовка апостиля методом компьютерного набора осуществляется на отдельном листе бумаги формата A4.
95.Текст в апостиле должен быть напечатан или четко написан от руки, подчистки не допускаются, приписки, зачеркнутые слова и иные исправления оговариваются лицом, его подписавшим, и подтверждаются его подписью и оттиском гербовой печати.
В апостиле могут применяться штампы с текстом соответствующих надписей.
96.Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным, отличным от предусмотренного Административным регламентом способом не допускается.
97.Штамп "Апостиль" заполняется уполномоченным должностным лицом, в следующем порядке:
в пункте 1 апостиля - Российская Федерация;
в пункте 2 апостиля - фамилия в творительном падеже и инициалы лица, подписавшего официальный документ, представленный для проставления апостиля. В случае, если в официальном документе не предусмотрена подпись конкретного должностного лица и его фамилия, а документ исходит от органа, в пункте 2 апостиля указывается: "подпись не предусмотрена";
в пункте 3 апостиля - должность лица, подписавшего официальный документ. Если официальный документ подписан несколькими лицами, указывается должностное положение главного из них по должности (например, председательствующего в составе суда);
в пункте 4 апостиля - официальное наименование органа, удостоверившего документ оттиском печати (в случае, если в официальном документе не предусмотрено наличие оттиска печати, в пункте 4 апостиля указывается: "не предусмотрено");
в пункте 5 апостиля в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль;
в пункте 6 апостиля - дата его проставления;
в пункте 7 апостиля - в творительном падеже фамилия и инициалы, должность лица, подписавшего апостиль, а также наименование удостоверяющего органа;
в пункте 8 апостиля указывается его номер.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 20 минут на каждый документ.
98.После составления апостиля уполномоченное должностное лицо передает официальный документ с заполненным штампом "Апостиль" руководителю архивного агентства для подписания и проставления оттиска гербовой печати.
Максимальный срок выполнения административного действия - в течение рабочего дня.
99.Руководитель архивного агентства в случае принятия решения о проставлении апостиля подписывает апостиль (пункт 10 апостиля), заверяет своей подписью количество прошитых, пронумерованных и скрепленных листов на официальном документе, проставляет оттиск гербовой печати на апостиле и на месте бумажного "прямоугольника" (пункт 9 апостиля).
Оттиск гербовой печати, проставляемый на месте бумажного "прямоугольника", должен располагаться равномерно на "прямоугольнике" и на листе.
100.При проставлении в пункте 9 апостиля оттиска гербовой печати допускается выступ оттиска за рамки апостиля.
101.При получении официального документа с подписанным апостилем и проставленным на нем оттиском гербовой печати уполномоченное должностное лицо вносит в Реестр апостилей согласно приложению 6 к Административному регламенту запись, в которой указываются:
порядковый номер апостиля (пункт 8 апостиля);
дата проставления апостиля (пункт 6 апостиля);
фамилия и инициалы лица, подписавшего российский официальный документ (пункт 2 апостиля);
должность лица, подписавшего российский официальный документ (пункт 3 апостиля);
наименование официального документа, на котором проставляется апостиль, его реквизиты (номер и дата выдачи);
фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего апостиль (пункт 7 апостиля);
государство предъявления официального документа с апостилем (указывается согласно запросу);
дата и сумма платежа государственной пошлины за проставление апостиля (если заявитель освобожден от уплаты государственной пошлины, в графе 8 Реестра апостилей указывается основание освобождения заявителя от уплаты государственной пошлины) или отметка о направлении документов в адрес Консульского департамента Министерства иностранных дел Российской Федерации;
подпись лица в получении документа или отметка об отправке документов заявителю.
Реестр апостилей ведется в бумажном или электронном виде (в том числе с использованием автоматизированных информационных систем).
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 5 минут на каждый официальный документ.