Приложение к Решению от 23.03.2006 г № 18-РД Отчет
Отчет о работе органов местного самоуправления в сфере архивного дела в 2005 году
В 2005 году работа органов местного самоуправления в сфере архивного дела была направлена на дальнейшее сохранение, пополнение и использование документов архивного фонда Шелеховского района, комплектование фондов документами по личному составу от ликвидированных предприятий, организаций, своевременное исполнение запросов граждан, удовлетворение потребностей органов государственной власти и местного самоуправления в получении архивной информации.
1.ОРГАНИЗАЦИОННАЯ РАБОТА
В 2005 году принято постановление мэра Шелеховского муниципального района от 17.05.2005 N 665-п "Об утверждении Списка N 1 государственных и муниципальных органов, организаций - источников комплектования муниципального архивного фонда Шелеховского муниципального района".
На планерных заседаниях заслушаны отчеты по темам: "О работе архивного отдела за 2004 год, задачах и планах на 2005 год", "О сохранности документов муниципального архивного фонда", а также "О сохранности архивных документов сельских поселений в период реорганизации органов местного самоуправления".
В течение 2005 года Архивным управлением Иркутской области проводились заседания архивной коллегии, семинары, участие в которых приняли работники Шелеховской администрации.
2.ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ
Деятельность органов местного самоуправления в 2005 г. была направлена на дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела. Все запланированные Архивным управлением Иркутской области на 2005 год показатели по государственному учету документов выполнены в полном объеме.
Утверждение экспертно-проверочной план - 230 факт - 720
комиссией (ЭПК) описей дел единиц, единиц.
постоянного хранения
Согласование ЭПК описей план - 300 факт - 740
дел по личному составу единиц, единиц.
Прием дел на хранение:
постоянного хранения план - 150 факт - 525
единиц, единиц,
фотодокументов план - 5 факт - 6
единиц, единиц.
Каталогизация:
управленческой документации план - 200 факт - 234
карточек, карточки,
фотодокументов план - 5 факт - 6
карточек, карточек.
На 01.01.2006 в архивном фонде Шелеховского района хранится:
фондов - 62;
в том числе:
управленческая документация - 41 фонд;
личный состав - 21 фонд;
фотодокументы - 1 фонд;
единиц хранения - 19800;
в том числе:
управленческая документация - 10776 единиц;
личный состав - 8868 единиц;
фотодокументы - 156 единиц;
каталожных карточек - 6377;
в том числе:
на управленческую документацию - 6221 карточка;
на фотодокументы - 156 карточек.В каждом фонде имеется по 3 экземпляра описей, все в удовлетворительном состоянии с оформленными итоговыми записями.
Для обеспечения сохранности документов архивного фонда Шелеховского района проведен комплекс взаимосвязанных работ:
- проверка наличия и состояния документов в архивных фондах сельских администраций Шелеховского района, находящихся на хранении. Все дела, указанные в описях, имеются в наличии, описи в полном комплекте. По результатам проверки по каждому фонду составлены акты, листы проверок наличия и состояния дел фонда. При проверке фонда "Редакция газеты "Шелеховский вестник" не обнаружено 4 единицы хранения за 1965, 1967 - 1969 годы. Организован поиск в редакции, документы найдены и переданы на хранение;
- создание оптимальных условий хранения. В соответствии с планом мероприятий по пожарной безопасности установлены светильники закрытого типа, проведены замеры сопротивления токоведущих частей, разработан и согласован с органами пожарного надзора план эвакуации на случай чрезвычайных ситуаций. Все архивохранилища оборудованы металлическими стеллажами, документы хранятся в архивных коробках. Документы, пораженные плесневым грибком, хранятся в изоляторе;
- топографирование. Размещение фондов проведено с учетом перспективы комплектования муниципального архивного фонда, оставлены резервные площади для новых поступлений. Все стеллажи и полки пронумерованы, составлены топографические карточки. На коробках наклеены ярлыки, где указываются номера, названия фондов и крайние даты. Нумерация ведется в пределах фонда;
- выдача дел. Дела из архивного фонда в 2005 году во временное пользование не выдавались.
В 2005 году из бюджета Иркутской области на осуществление областных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к областной собственности, выделены средства в сумме 248 тыс. руб. Из них 190 тыс. руб. - на оплату труда с начислениями и 58 тыс. руб. - на материальные затраты. На эти деньги приобретены компьютер, сканер, стеллажи, металлический шкаф.
3.КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА ШЕЛЕХОВСКОГО РАЙОНА.
ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО ВЕДОМСТВЕННЫМИ
АРХИВАМИ И ОРГАНИЗАЦИЕЙ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
ОРГАНИЗАЦИЙ
Комплектование архивного фонда ведется не только профильными документами организаций - источников комплектования, но и документами ликвидированных предприятий.
В течение года поступило 473 дела по личному составу от организаций, не имеющих правопреемников. Согласование прошли 3 описи на 33 дела. Документы ЗАО "Ангарское" (134 дела), ЗАО "Благоустроитель 5" (140 дел), ТОО "Альянс" (166 дел) были обработаны, составлены описи. Так как конкурсные управляющие не представили сведений о переименовании и изменении подчиненности этих предприятий, возникли затруднения с составлением исторических справок и титульных листов. В настоящее время поиск данных ведется в Государственном архиве Иркутской области, и в 2006 году документы планируется поставить на учет.
К сожалению, конкурсные управляющие не всегда добросовестно относятся к сохранности документов. Так, например, конкурсный управляющий ЗАО "Ангарское" не подписал описи и историческую справку, а приказы по основной деятельности и частично по личному составу были утрачены. То же произошло и с документами остальных ликвидированных предприятий.
В 2005 году велась работа с ведомственными архивами организаций - источников комплектования. Проведены 2 комплексные и 2 тематические проверки. Консультации по составлению описей, исторических справок, обработке документов проведены в 22 организациях. В результате составлены описи и подготовлены к передаче дела в 20 организациях.
До сих пор не решен вопрос по составлению описей в межрайонном отделе Управления Роснедвижимости по Иркутской области в г. Шелехове и Шелеховском районе. Только в 2005 году в штат принят архивист, который начал проводить обработку, экспертизу ценности и систематизацию документов. Однако обработка до сих пор не закончена по причине большого объема документов. В ОАО "Иркутсккабель" в 2004 году уволен штатный архивист, поэтому документы для постановки их на учет и к передаче на постоянное хранение в 2005 году не были подготовлены. В 2006 году планируется закончить эту работу.
При проведении проверки в Инспекции Министерства РФ по налогам и сборам выявлена утрата 23 документов, также обнаружены дела постоянного хранения, не включенные в опись N 1. По результатам проверки состоялось заседание экспертной комиссии, была переработана опись N 1 и оформлены документы на экспертно-проверочную комиссию Архивного управления для снятия необнаруженных дел с учета.
Организационно-методическая помощь по вопросам архива и делопроизводства оказывалась в течение года всем обратившимся.
Ежегодно на базе архивного отдела проводится практика для студентов Иркутского государственного университета и гидрометеорологического колледжа, обучающихся по специальности "Архивоведение и делопроизводство". В 2005 году прошли ознакомительную практику 5 человек и 1, направленный Центром занятости.
4.ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
В 2005 году поступило 1476 запросов от граждан и организаций о стаже работы, заработной плате, по отводу земельных участков, о перенумерации домов, наименовании и переименовании улиц, штатных расписаниях, сдаче объектов в эксплуатацию, награждениях и т.д. По документам архива исполнено 1424 запроса, из них с положительным результатом - 1301, 52 запроса направлены в другие инстанции по принадлежности.
Документы архивного фонда Шелеховского района имеют политическое, экономическое, научное, социально-культурное, историческое значение. По ним проводились исследовательские работы учащимися и учителями школ, сотрудниками городского и заводского музеев, работниками ОАО "СУАЛ" - филиала "ИркАЗ-СУАЛ", ОГИБДД, первостроителями. Поиск документов был связан с юбилейными датами, посвященными 60-летию со дня Победы над Германией в Великой Отечественной войне 1941 - 1945 гг., 50-летию со дня начала строительства Иркутского алюминиевого завода и г. Шелехова, 70-летию со дня создания службы ГАИ и др.
В связи с подготовкой к изданию книги о Всесоюзных ударных комсомольских стройках проводилась длительная работа по выявлению документов Комитета ВЛКСМ треста "Иркутскалюминстрой", находящихся на хранении в ГУ "Центр документации новейшей истории". По этим документам подготовлена и частично опубликована статья в газете "Шелеховский вестник".
Ко дню архивов оформлена выставка "Нет подвига выше, чем подвиг народа", посвященная 60-летию Победы в Великой Отечественной войне. На выставке представлены ордена и медали, которыми награждались участники войны 1941 - 1945 годов, священная земля, привезенная из городов-героев, также экспонировались документы Акино-Баклашинского сельского Совета депутатов трудящихся, фотографии земляков, присланные с фронтов Великой Отечественной войны. Часть экспонатов предоставлена городским музеем. Выставку посетили учащиеся школ N 1 и N 4, а также знакомятся все желающие, посетители архивного отдела.
5.СОЗДАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВЫХ СИСТЕМ
В целях оперативного обеспечения информацией пользователей, а также обеспечения сохранности дел, которые содержат наиболее часто востребованную информацию, проводится внедрение компьютерной программы "Архивный фонд" (3 версия) и "Поисковая система".
"Поисковая система" включает сведения об отводе земельных участков гражданам с 1958 по 1997 годы, а также о вводе в эксплуатацию зданий и сооружений по фондам исполкома Шелеховского горсовета и Шелеховской администрации, Управления архитектуры и градостроительства, исполкома Большелугского поссовета.
Также составляется компьютерная версия каталога решений по документам фондов Р-2 "Исполком Шелеховского горсовета" и Р-34 "Шелеховская администрация" по следующим направлениям: управление и власть, экономическое развитие, благоустройство города, наименование улиц, здравоохранение, культурная жизнь.
Начальник архивного отдела
Н.А.МИЛОВА