Приложение к Распоряжению от 15.04.2013 г № 367-МР Инструкция
Инструкция о порядке приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов единого государственного экзамена
1.Настоящая Инструкция о порядке приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов единого государственного экзамена (далее - Инструкция) разработана в соответствии с требованиями федеральных нормативных правовых актов, инструкций Рособрнадзора и содержит общие принципы, термины и понятия, связанные с процедурами проведения ЕГЭ и оформлением результатов ЕГЭ.
I.Общие положения
2.Настоящая Инструкция разработана в целях обеспечения надлежащего порядка приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов ЕГЭ, организации соответствующего учета и отчетности, обеспечения информационной безопасности при проведении ЕГЭ.
3.Инструкция устанавливает порядок взаимодействия и ответственность при организации приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов ЕГЭ следующих органов и организационных структур:
государственной экзаменационной комиссии Иркутской области (далее - ГЭК);
регионального центра обработки информации (далее - РЦОИ);
областного государственного автономного образовательного учреждения дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов "Институт развития образования Иркутской области" (далее - ОГАОУ ДПО "ИРО");
муниципальных органов управления образованием (далее - МОУО);
образовательных учреждений (далее - ОУ);
пунктов проведения ЕГЭ (далее - ППЭ);
конфликтной комиссии Иркутской области;
предметных комиссий.
4.Представители указанных органов и организационных структур, работающие с материалами ЕГЭ, относящимися к категории документов строгой отчетности, несут ответственность за сохранность документов и конфиденциальность информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.
II.Документы и материалы ЕГЭ
5.К материалам и документам ЕГЭ относятся:
бланки свидетельств о результатах ЕГЭ установленного образца;
экзаменационные материалы, которые включают: экзаменационные задания - контрольные измерительные материалы (далее - КИМ), оформленные на различных носителях (бумажном, электронном носителе, аудионосителе), экзаменационные работы участников ЕГЭ - бланки ответов участников ЕГЭ (бумажный, электронный носитель);
документы о проведении экзамена в ППЭ: протоколы проведения ЕГЭ в ППЭ, акт фиксирования наличия в КИМ полиграфических дефектов и (или) некорректных заданий и другое;
критерии оценивания выполнения заданий с развернутым ответом;
материалы проверки ответов участников ЕГЭ: копии бланков ответов участников ЕГЭ на задания с развернутым ответом с удаленными областями регистрации, проставленными локальными номерами бланков и информацией об экспертах, назначенных на проверку этих бланков; бланки протоколов проверки экспертом ответов на задания с развернутым ответом с информацией об экспертах и проставленными локальными номерами бланков-копий, проверенных экспертами;
протоколы ГЭК о результатах ЕГЭ;
апелляционные материалы: апелляции и апелляционные комплекты, журналы регистрации апелляций, заключения комиссий, создаваемых уполномоченными представителями ГЭК, о результатах служебных расследований апелляций о нарушении установленного порядка проведения ЕГЭ, заключения экспертов о правильности оценивания ответов на задания с развернутым ответом, протоколы рассмотрения апелляций;
ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ и их дубликатов;
акты об уничтожении бланков свидетельств о результатах ЕГЭ;
акты приема-передачи различных материалов и документов ЕГЭ;
формы ППЭ, утвержденные организацией, осуществляющей на федеральном уровне организационно-технологическое обеспечение проведения ЕГЭ, - ФБГУ "Федеральный центр тестирования" (далее - ФЦТ).
6.Документы, указанные в пункте 5 настоящей Инструкции, являются документами строгой отчетности и хранятся в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.
III.Прием материалов
7.Экзаменационные материалы (индивидуальные комплекты с КИМ и бланками ответов, дополнительные бланки ответов N 2, возвратные доставочные пакеты) поступают в РЦОИ из ФЦТ в установленные сроки.
8.Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ поступают в РЦОИ из организации, осуществляющей по заказу Рособрнадзора тиражирование бланков свидетельств о результатах ЕГЭ.
9.Другие материалы и документы ЕГЭ, указанные в пункте 5 настоящей Инструкции, формируются в РЦОИ, МОУО и ППЭ в ходе подготовки и проведения ЕГЭ.
10.Поступление материалов и документов ЕГЭ оформляется актами приема-передачи.
IV.Передача материалов
11.Передача материалов и документов ЕГЭ производится только при составлении акта приема-передачи.
12.Акт должен содержать сведения о передаваемых материалах (перечень, количество).
13.Акт подписывают уполномоченные лица органов и организационных структур, указанных в пункте 3 настоящей Инструкции.
14.Ответственность за соблюдение правил хранения и передачи экзаменационных материалов несут уполномоченные представители ГЭК (далее - уполномоченные ГЭК).
15.В день экзамена не позднее чем за 1 час 30 минут до начала экзамена уполномоченные ГЭК доставляют экзаменационные материалы для проведения экзамена в ППЭ и передают руководителям ППЭ.
16.С момента получения экзаменационных материалов в труднодоступных отдаленных местностях (далее - ТОМ) и до момента их передачи руководителям ППЭ персональную ответственность за соблюдение мер информационной безопасности несут уполномоченные ГЭК в МО.
17.Хранение экзаменационных материалов в ППЭ обеспечивается руководителем ППЭ.
18.При получении материалов руководитель ППЭ проверяет соответствие фактического количества материалов количеству, указанному в акте приема-передачи комплектов документации на экзамен (форма ППЭ 14-01).
19.При несовпадении фактического количества материалов количеству, указанному в акте приема-передачи комплектов документации на экзамен (формы ППЭ 14-01, 14-02), руководитель ППЭ и уполномоченный ГЭК в ППЭ составляют служебную записку и принимают меры для разрешения ситуации, при необходимости привлекая специалистов РЦОИ.
20.По завершении экзамена руководитель ППЭ передает уполномоченному ГЭК в ППЭ документы и материалы, указанные в форме ППЭ 14-01 для передачи уполномоченному ГЭК в МО (за исключением ППЭ, организованных в ТОМ).
21.Уполномоченный ГЭК в МО принимает документы и материалы, указанные в формах ППЭ 14-01, 14-02, от уполномоченных ГЭК в ППЭ из всех ППЭ, расположенных на территории муниципального образования, для передачи их на обработку в РЦОИ (за исключением ППЭ, организованных в ТОМ).
22.Запечатанные пакеты с экзаменационными работами участников ЕГЭ, а также формы ППЭ доставляются уполномоченными ГЭК в МО в РЦОИ согласно транспортной схеме доставки экзаменационных материалов (за исключением ППЭ, организованных в ТОМ).
23.Неиспользованные экзаменационные материалы и использованные КИМ направляются в РЦОИ для последующей передачи в министерство образования Иркутской области для обеспечения их хранения.
24.В ППЭ, организованных в ТОМ, сразу после завершения экзамена производится сканирование бланков ЕГЭ в присутствии уполномоченного ГЭК и руководителя ППЭ. Отсканированные изображения бланков ЕГЭ передаются в РЦОИ для последующей обработки. После завершения всех экзаменов в ППЭ руководитель ППЭ передает на ответственное хранение по акту приема-передачи все использованные и неиспользованные экзаменационные материалы руководителю образовательного учреждения, на базе которого организован ППЭ. Все использованные и неиспользованные экзаменационные материалы хранятся в ППЭ до 31 декабря текущего года. По истечении указанного срока указанные материалы уничтожаются в установленном порядке.
25.Уполномоченный ГЭК в МО обеспечивает передачу материалов ЕГЭ на обработку в РЦОИ и несет ответственность за информационную безопасность передаваемых материалов.
26.После завершения проведения экзаменов министерство образования Иркутской области обеспечивает направление заполненных бланков свидетельств в ОУ или МОУО для последующей передачи их в ОУ.
27.Свидетельства о результатах ЕГЭ передаются по Ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ уполномоченному ГЭК в МО либо другим представителям МОУО при наличии доверенности.
28.Уполномоченный ГЭК в МО передает указанные свидетельства руководителям ОУ для последующей их выдачи выпускникам по Ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ.
29.Свидетельство о результатах ЕГЭ выдается участнику ЕГЭ при предъявлении им документа, удостоверяющего личность, или родителям (законным представителям) несовершеннолетнего участника ЕГЭ на основании документов, удостоверяющих их личность, или лицу, уполномоченному участником ЕГЭ, на основании документа, удостоверяющего личность, и оформленной в установленном порядке доверенности.
30.Выпускникам прошлых лет, обучающимся учреждений начального и среднего профессионального образования свидетельства о результатах ЕГЭ выдаются в местах регистрации на ЕГЭ.
31.Обучающимся учреждений начального и среднего профессионального образования города Иркутска свидетельства о результатах ЕГЭ выдаются в ОУ, в которых они проходят обучение.
32.Свидетельства о результатах ЕГЭ участников экзамена, поступающих в учреждения высшего и среднего профессионального образования (дополнительные сроки сдачи экзаменов) передаются в приемные комиссии данных учреждений при наличии доверенности по Ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ.
33.После завершения процесса выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ лицам, указанным в пунктах 29 - 32 настоящей Инструкции Ведомости выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ и невостребованные свидетельства о результатах ЕГЭ до 1 сентября текущего года возвращаются в министерство образования Иркутской области на ответственное хранение в течение 5 лет.
V.Учет материалов
34.РЦОИ организует следующие виды работ по учету материалов и документов ЕГЭ:
прием экзаменационных работ участников ЕГЭ, а также материалов и документов ЕГЭ строгой отчетности, подлежащих длительному и временному хранению;
размещение данных материалов и документов строгой отчетности на хранение;
прием неиспользованных экзаменационных материалов и использованных КИМ для последующей передачи в министерство образования Иркутской области;
уничтожение материалов по истечении сроков хранения.
35.Министерство образования Иркутской области обеспечивает прием и хранение:
неиспользованных экзаменационных материалов и использованных КИМ;
невостребованных участниками ЕГЭ свидетельств о результатах ЕГЭ;
испорченных и признанных недействительными бланков свидетельств.
36.Отбор материалов и документов ЕГЭ, подлежащих уничтожению, проводится Комиссией, созданной руководителем организации, обеспечивающей хранение материалов и документов ЕГЭ строгой отчетности.
37.Результат работы Комиссии оформляется актом об уничтожении материалов и документов ЕГЭ строгой отчетности.
38.Ответственный сотрудник РЦОИ записывает на внешний электронный носитель данные региональной базы данных и электронные образы бланков ответов для хранения в соответствии с установленными сроками. После завершения ЕГЭ министерство образования Иркутской области направляет в Рособрнадзор (по запросу) сводную справку об использовании экзаменационных материалов.
VI.Хранение материалов
39.Сроки хранения материалов и документов ЕГЭ определяются с учетом сроков проведения ЕГЭ и настоящей Инструкцией.
40.Хранение экзаменационных материалов осуществляется в министерстве образования Иркутской области, РЦОИ и ППЭ, организованных в ТОМ, в специально выделенных и оборудованных помещениях, металлических шкафах или других местах, позволяющих обеспечить их сохранность, соблюдение режима информационной безопасности и исключение доступа к ним посторонних лиц.
41.Дальнейшее использование материалов и документов ЕГЭ строгой отчетности в практических целях не допускается.
VII.Уничтожение материалов
42.По истечении сроков хранения материалы и документы ЕГЭ строгой отчетности в установленном порядке подлежат уничтожению.
43.Уничтожение производится по распоряжению руководителя организации, обеспечивающей прием и хранение материалов и документов ЕГЭ строгой отчетности.
44.Списание указанных документов производится на основании акта об уничтожении, составляемого Комиссией, указанной в пункте 37.
45.Акты об уничтожении составляются в 2 экземплярах, после чего документы, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.