Приложение к Приказу от 22.10.2012 г № 14-АПР Регламент
Регламент работы комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах иркутской области глава 1. общие положения
1.Комиссия архивного агентства по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах Иркутской области (далее - Комиссия) рассматривает результаты розыска дел, не обнаруженных в течение не менее одного года при проверке наличия дел в хранилищах государственных и муниципальных архивах Иркутской области (далее - архивов области), принимает решения о снятии с учета дел Архивного фонда Российской Федерации (далее - Архивного фонда РФ), не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов, а также неисправимо поврежденных дел Архивного фонда РФ, в том числе выявленных в ходе проверки наличия и состояния фондов.
2.Порядок рассмотрения результатов розыска необнаруженных дел и снятия с учета необнаруженных и неисправимо поврежденных дел Архивного фонда РФ определен настоящим Регламентом.
3.Регламент разработан в соответствии с Методическими указаниями по организации проверки наличия и состояния дел и уточнению учетных документов в государственных архивах, утвержденными и введенными в действие приказами Главархива СССР и Главархива РСФСР от 10 мая 1977 года N 87 и 31 мая 1977 года N 47 и памяткой Росархива "О порядке представления государственными архивами в вышестоящий орган управления архивным делом материалов по итогам проверки наличия и состояния фондов" от 23 сентября 2004 года, Правилами организации хранения, комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 (далее - Правила).
Глава 2.Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение комиссии
4.Все поступившие документы рассматриваются Комиссией в 3-месячный срок со дня поступления.
На рассмотрение принимаются документы, поступившие в архивное агентство не позднее чем за две недели до заседания Комиссии.
5.Секретарь Комиссии передает поступившие документы в недельный срок со дня поступления на рассмотрение председателю Комиссии.
В соответствии с резолюцией председателя секретарь передает документы специалисту архивного агентства, курирующему архив области, представивший документы, для подготовки проекта решения в двухнедельный срок и знакомит с документами и проектом решения всех членов Комиссии.
6.Замечания по проекту решения представляются секретарю Комиссии, который знакомит с ними председателя Комиссии и специалиста архивного агентства, курирующего архив области, представивший документы, не позднее чем за неделю до заседания Комиссии.
7.Для рассмотрения итогов проверки наличия и состояния фондов, решения вопроса о снятии с учета необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны, архивы области представляют в Комиссию следующие документы:
- сопроводительное письмо-справку;
- акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, оформленные в соответствии с требованиями приложения N 2 к Правилам;
- справки о проведении розыска необнаруженных дел по каждому фонду;
- справка от учреждения - источника комплектования о причинах утраты (в случае утраты дел в организации, получившей дела во временное пользование);
- акт о завершении розыска дел (приложение N 1 к Регламенту);
- перечень документов, представленных к списанию (приложение N 2 к Регламенту);
- акт проверки наличия (копия).
8.Пакет документов, перечисленных в пункте 7 Регламента, направляется в Комиссию только в том случае, если исчерпаны все пути розыска необнаруженных дел, в хранилище отсутствуют неописанные дела и россыпь, фондовая принадлежность которой не определена.
9.Документы предоставляются в 2 экземплярах и должны содержать исчерпывающие сведения о необнаруженных делах и действиях по их розыску. Дополнительные мотивы для снятия с государственного учета необнаруженных дел могут излагаться в сопроводительном письме.
10.Сопроводительное письмо-справка за подписью руководителя архива области должно содержать краткий анализ состояния работы по проверке наличия и розыску необнаруженных дел, примерный перечень вопросов приведен в приложении N 3 к Регламенту.
11.Справка за подписью руководителя архива области о проведении розыска дел должна быть исчерпывающей с указанием в ней следующих сведений: номер, название, категория фонда, объем фонда по учетным документам, история фонда (дата поступления документов, состояние документов и качество их обработки, перечень работ, которые проводились с документами фонда, результаты проведения предыдущих проверок наличия), меры, принятые по розыску дел, отражение содержания необнаруженных дел в оставшихся на хранении делах, установленные и предполагаемые причины отсутствия дел, выводы.
12.Перечень документов, представленных к списанию, составляется по форме, представленной в приложении N 3 к Регламенту. В нем указывается общее количество дел и документов, предлагаемых к списанию, предполагаемая причина отсутствия дела и возможность восполнения содержащейся в нем информации, даются ссылки на подтверждающие документы (по возможности). Перечень подписывается руководителем архива области.
13.Для снятия с учета неисправимо поврежденных документов Архивного фонда РФ, в том числе и выявленных в ходе проверки наличия и состояния фондов, архивы области представляют в Комиссию:
- сопроводительное письмо;
- акт о неисправимых повреждениях документов (приложение N 1 к Правилам);
- заключение о физическом состоянии документов.
14.В заключении о физическом состоянии документов необходимо указать: номер, название и категорию фонда; условия хранения; подтверждение невозможности восстановления основы документов и использования текстовой и изобразительной информации; причины, приведшие к неисправимым повреждениям документов, наличие страховых копий неисправимо поврежденных документов.
15.Заключение составляется специалистом (реставратором) архива области и подписывается руководителем архива области.
16.Документы представляются в Комиссию только после рассмотрения их на экспертной комиссии архива с выпиской из решения экспертной комиссии.
17.Документы, поступившие в Комиссию не в полном комплекте, а также неправильно оформленные, к рассмотрению не допускаются.
18.Отказ Комиссии снять с учета необнаруженные, неисправимо поврежденные дела доводится до соответствующего архивного учреждения письменно с указанием причины отказа в течение 5 дней после заседания Комиссии.
19.Выписки из протокола Комиссии с решением о снятии с учета необнаруженных дел и неисправимо поврежденных документов доводятся до архивов области письменно в течение 10 дней после проведения заседания Комиссии.
20.Основанием для снятия с учета необнаруженных дел и неисправимо поврежденных документов архивов области является распоряжение руководителя архива области, который издается на основании выписки из протокола Комиссии с решением о снятии с учета.
21.В картотеке необнаруженных документов за подписью ответственного за учет документов работника архива области делается отметка о снятии документов с учета с указанием номера и даты протокола Комиссии.
22.Во все учетные документы вносятся соответствующие изменения в установленном порядке.
Глава 3.Проведение заседаний комиссии
23.Заседания Комиссии проводятся по мере необходимости.
24.Повестка дня заседания составляется секретарем Комиссии и передается председателю и членам Комиссии за 2 дня до заседания.
25.На заседании Комиссии проекты решений обсуждаются, после чего принимаются путем голосования.
Заседания Комиссии протоколируются секретарем Комиссии.
26.Протокол оформляется в течение месяца, подписывается председателем и секретарем Комиссии и представляется для утверждения руководителю архивного агентства.
27.Секретарь Комиссии осуществляет ведение централизованного учета дел Архивного фонда РФ, не обнаруженных в ходе проверки наличия, и ежегодно отчитывается о работе Комиссии.
Руководитель архивного агентства
Иркутской области
С.Г.ОВЧИННИКОВ