Приложение к Приказу от 01.08.2012 г № 7-АПР Административный регламент
Административный регламент предоставления государственной услуги «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, исполненных по документам государственных и муниципальных архивов, иных органов и организаций, расположенных на территории иркутской области, направляемых в государства, подписавшие гаагскую конвенцию 1961 года» раздел I. общие положения глава 1. предмет регулирования административного регламента
1.Административный регламент архивного агентства Иркутской области предоставления государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, исполненных по документам государственных и муниципальных архивов, иных органов и организаций, расположенных на территории Иркутской области, направляемых в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года" (далее - административный регламент) разработан в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Правилами разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти Иркутской области, утвержденными постановлением Правительства Иркутской области от 1 августа 2011 года N 220-пп.
2.Правовым основанием оказания государственной услуги являются Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках и организациях Российской академии наук".
3.Целью административного регламента является обеспечение открытости порядка предоставления государственной услуги, повышения качества ее исполнения.
4.Административный регламент устанавливает порядок и стандарт предоставления государственной услуги, а также состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур при ее предоставлении.
Глава 2.Круг заявителей
5.Заявителями являются физические, юридические лица.
6.Под категорией "физические лица" понимаются граждане Российской Федерации, лица без гражданства и иностранные граждане или их законные представители.
7.Под категорией "юридические лица" понимаются государственные и муниципальные архивы Иркутской области, иные организации.
Глава 3.Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги
8.Архивное агентство Иркутской области (далее - архивное агентство) располагается по адресу: г. Иркутск, ул. Фурье, 15 "В". Почтовый адрес архивного агентства: 664003, г. Иркутск, а/я 99.
Адрес электронной почты: archivagent@mail.ru; o.syrovatskaya@govirk.ru; m.serdyukova@govirk.ru, адрес сайта архивного агентства: http://archiv.irkobl.ru.
Справочные телефоны/ факсы: (8-395-2) 20-37-26, 24-02-97, телефон 24-06-42.
9.График работы архивного агентства, приема заявлений о предоставлении государственной услуги:
Понедельник - пятница 9-00 - 18-00, обеденный перерыв 13-00 - 14-00; суббота - воскресенье выходные дни.
10.Информация по вопросам исполнения государственной услуги, в том числе о ходе исполнения государственной услуги предоставляется архивным агентством при обращении заявителя непосредственно в архивное агентство, по телефону, в письменном виде, по почте, по электронным каналам связи, заявитель также может получить информацию о предоставлении государственной услуги в региональной государственной информационной системе "Портал государственных услуг Иркутской области" по адресу: http://pgu.irkobl.ru.
11.Информирование при обращении заявителя в архивное агентство осуществляется ответственными специалистами архивного агентства на рабочем месте в соответствии с графиком работы архивного агентства.
12.Информирование по телефону осуществляется ответственными специалистами по справочным телефонам в соответствии с графиком работы архивного агентства.
Ответ на телефонный звонок или личное обращение должен содержать:
- информацию о фамилии, имени, отчестве, должности ответственного специалиста, принявшего телефонный звонок;
- о порядке предоставления государственной услуги и ходе предоставления государственной услуги;
- о перечне документов, необходимых для предоставления государственной услуги;
- о времени приема документов;
- о сроке предоставления государственной услуги;
- об основаниях для отказа в приеме заявления и документов, необходимых для предоставления государственной услуги;
- об основаниях для отказа в предоставлении государственной услуги;
- о порядке обжалования решений и действий (бездействия) ответственных специалистов архивного агентства, осуществляющих предоставление государственной услуги.
13.Письменное информирование осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением или по электронным каналам связи в зависимости от способа обращения заявителя. Руководитель архивного агентства Иркутской области (далее - руководитель архивного агентства) определяет ответственного исполнителя для подготовки ответа.
Ответ на письменное обращение заявителя, в том числе направленное по электронной почте, посредством факсимильной связи, предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать:
- о порядке предоставления государственной услуги и ходе предоставления государственной услуги;
- о перечне документов, необходимых для предоставления государственной услуги;
- о времени приема документов;
- о сроке предоставления государственной услуги;
- об основаниях для отказа в приеме заявления и документов, необходимых для предоставления государственной услуги;
- об основаниях для отказа в предоставлении государственной услуги;
- о порядке обжалования решений и действий (бездействия) ответственных специалистов архивного агентства, осуществляющих предоставление государственной услуги.
Ответ подписывается руководителем архивного агентства и направляется заявителю в срок, не превышающий 3 рабочих дней со дня регистрации обращения.
14.Основными требованиями к информированию являются достоверность и полнота предоставляемой информации, четкость в изложении информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность, удобство и доступность получения информации.
В случае неудовлетворения гражданина информацией, представленной должностными лицами архивного агентства, гражданин может обратиться непосредственно к руководителю архивного агентства. Прием граждан осуществляется по предварительной записи, которую проводит специалист 1 разряда отдела организационной работы архивного агентства (далее - специалист 1 разряда).
15.Информация о местонахождении, контактных телефонах, почтовых адресах, адресах официальных сайтов и адресах электронной почты государственных и муниципальных архивов Иркутской области содержится в Приложении 1 настоящему административному регламенту.
16.На информационных стендах в помещении архивного агентства размещается следующая информация:
а) график работы, часы приема архивного агентства;
б) фамилия, имя, отчество руководителя архивного агентства;
в) номера кабинетов, где осуществляются информирование и прием документов, необходимых для предоставления государственной услуги, фамилии, имена, отчества, должности ответственных специалистов;
г) номера справочных телефонов, почтовый адрес, адрес электронной почты архивного агентства, адрес портала на сайте;
д) порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, сведений о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием региональной государственной информационной системы "Портал государственных услуг Иркутской области";
е) порядок обжалования решений и действий (бездействия), осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги;
ж) административный регламент с приложением блок-схемы с указанием сроков исполнения каждой административной процедуры.
17.Возможность получения государственной услуги в многофункциональном центре отсутствует.
Раздел II.Стандарт предоставления государственной услуги
Глава 4.Наименование государственной услуги
18.Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, исполненных по документам государственных и муниципальных архивов, иных органов и организаций, расположенных на территории Иркутской области, направляемых в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года.
19.Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с настоящим административным регламентом.
Глава 5.Наименование исполнительного органа, предоставляющего государственную услугу
20.Предоставление государственной услуги осуществляет архивное агентство.
21.Административные процедуры по предоставлению государственной услуги осуществляют ответственные специалисты архивного агентства.
22.Ответственным специалистам архивного агентства запрещено требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный Правительством Иркутской области.
23.В процессе предоставления государственной услуги ответственным специалистом архивного агентства делается запрос в Управление Федерального казначейства по Иркутской области в целях получения сведений об оплате государственной пошлины, если официальные документы получает на руки гражданин Российской Федерации, иностранного государства, лицо без гражданства или его законный представитель.
Глава 6.Описание результата предоставления государственной услуги
24.Результатом предоставления государственной услуги является:
- проставление апостиля;
- отказ в проставлении апостиля.
25.Проставление апостиля осуществляется путем проставления специального оттиска штампа "Апостиль", форма которого определена Конвенцией, с его последующим заполнением (Приложение 2 к настоящему административному регламенту).
Глава 7.Срок предоставления государственной услуги
26.Общий срок предоставления государственной услуги составляет не более 30 календарных дней.
27.Приостановления предоставления государственной услуги не предусмотрено.
Глава 8.Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги
28.Государственная услуга предоставляется в соответствии с законодательством.
29.Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:
а) Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 31.05.1992 (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6);
б) Налоговым кодексом Российской Федерации (глава 25.3) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 32, ст. 3340; 2004, N 45, ст. 4377; 2005, N 1, ст.ст. 29, 30; N 30, ст. 3117; N 50, ст. 5246; N 52, ст. 5581; 2006, N 1, ст. 12; N 27, ст. 2881; N 31, ст. 3436; N 43, ст. 4412; 2007, N 1, ст. 7; N 31, ст. 4013; N 46, ст. 5553, 5554; N 49, ст. 6045, 6071; 2008, N 52, ст. 6218, 6219, 6236; 2009, N 1, ст. 19; N 29, ст.ст. 3582, 3625, 3642; N 30, ст. 3735; N 52, ст. 6450; 2010, N 15, ст. 1737; N 18, ст. 2145; N 19, ст. 2291);
в) Законом СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 27, ст. 784);
г) постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);
д) постановлением Совета Министров СССР от 12.11.1990 N 1135 "Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (документ официально опубликован не был);
е) Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 52 (ч. 3), ст. 5689; 2006, N 19, ст. 2069);
ж) Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
з) Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
и) Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 28.12.2009 N 894 "Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства";
к) Основные правила работы ведомственных архивов (Одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.1985, Приказ Главархива СССР от 05.09.1985 N 263);
л) Законом Иркутской области от 04.04.2008 N 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области" ("Областная", N 39, 16.04.2008);
м) постановлением Правительства Иркутской области от 29.12.2009 N 403/182-пп "Об архивном агентстве Иркутской области".
Глава 9.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги
30.Для предоставления государственной услуги заявитель представляет в архивное агентство:
а) письменное заявление заявителя о проставлении апостиля на документе;
б) официальные документы в двух экземплярах (архивные справки, архивные выписки или архивные копии), подлежащие вывозу на территорию иностранного государства, участника Гаагской конвенции;
в) документ, содержащий образец подписи и печати, проставленных на архивных справках, архивных копиях или архивных выписках, подлежащих вывозу на территорию иностранного государства (кроме государственных и муниципальных архивов Иркутской области);
г) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность представителя гражданина, в случае обращения с заявлением представителя гражданина;
д) документ, удостоверяющий полномочия представителя гражданина, в случае обращения с заявлением представителя гражданина (доверенность на осуществление действия от имени заявителя).
В случае получения официальных документов лично гражданином Российской Федерации, иностранного государства, лицом без гражданства или его законным представителем заявитель может представить документ, подтверждающий факт оплаты государственной пошлины. Непредставление заявителем указанного документа не является основанием для отказа в предоставлении государственной услуги.
31.Форма заявления о проставлении апостиля на документе указана в Приложении 3 к настоящему административному регламенту.
Глава 10.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления муниципальных образований Иркутской области и иных организаций
32.Документом, который является необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, который находится в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления муниципальных образований Иркутской области и иных организаций - это документ, подтверждающий факт оплаты государственной пошлины, если получать официальные документы будет гражданин Российской Федерации, иностранного государства, лицо без гражданства или его законный представитель.
33.Ответственным специалистам архивного агентства запрещено требовать от заявителя:
- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;
- представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления муниципальных образований Иркутской области и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления муниципальных образований Иркутской области организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ.
Глава 11.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги
34.Основанием для отказа в приеме заявления является неполный комплект документов, представленный для предоставления государственной услуги, указанных в пункте 30 административного регламента.
35.Возврат заявления и документов не является препятствием для направления повторного заявления после устранения причин, послуживших основанием для их возврата.
Глава 12.Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги
36.Оснований для приостановления предоставления государственной услуги не имеется.
37.В проставлении апостиля отказывается:
если официальный документ не предназначен для вывоза за границу;
если не соблюдены требования к оформлению архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов;
если в ходе проверки визуального соответствия оттиска печати на архивной справке, архивной выписке и копии архивных документов имеющемуся образцу выявлены подчистка(и), приписка(и), неравномерность и ненасыщенность цветового тона оттиска, нечеткость изображения элементов оттиска, визуально различимые выдавливания краски за края контура рисунка оттиска, искажения деталей оттиска, "смазывания", "стирания".
Оформление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов осуществляется в соответствии с пунктами 5.9, 5.10 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках и организациях Российской академии наук, 10.2.4 - 10.2.15 Основных правил работы ведомственных архивов (Москва, 1986).
38.Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве (список стран приведен в Приложении 4 к настоящему административному регламенту).
Глава 13.Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги
39.Услугой, необходимой и обязательной для предоставления государственной услуги, является выдача доверенности, удостоверяющей полномочия представителя заявителя, необходимой для осуществления действия от имени заявителя.
40.Плата за получение доверенности в рамках необходимых и обязательных услуг для предоставления государственной услуги оплачивается заявителем в соответствии с законодательством.
Глава 14.Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины, взимаемой за предоставление государственной услуги
41.За предоставление государственной услуги взимается государственная пошлина. Плательщиками государственной пошлины являются физические лица (граждане, на чье имя оформляется документ, подлежащий вывозу на территорию иностранного государства, участника Гаагской Конвенции).
42.Согласно подпункту 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации размер государственной пошлины за проставление апостиля - 1500 рублей за каждый документ.
43.Согласно подпункту 12 пункта 3 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации государственная пошлина не уплачивается за проставление апостиля на истребуемых по запросам дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации справках, выданных архивными органами по обращениям физических лиц, проживающих за пределами территории Российской Федерации.
44.Государственная пошлина уплачивается по месту совершения юридически значимого действия (проставления апостиля). Оплата государственной пошлины заявителем осуществляется по следующим реквизитам для уплаты государственной пошлины:
Получатель УФК по Иркутской области (архивное агентство Иркутской области, л/сч. 04341019220) в ГРКЦ ГУ Банка России по Иркутской области г. Иркутск сч. N 40101810900000010001.
БИК 042520001 КБК 80410807300011000110 ОКАТО 25401000000 ИНН 3808015370 КПП 380801001.
Глава 15.Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы
45.Плата за получение документов в рамках необходимых и обязательных услуг для предоставления государственной услуги оплачивается в соответствии с законодательством.
46.Размер платы за получение документов в рамках необходимых и обязательных услуг для предоставления государственной услуги устанавливается в соответствии с законодательством.
Глава 16.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги
47.Ожидание заявителя в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги не должно превышать 30 минут.
48.Ожидание заявителя в очереди при получении результата предоставления государственной услуги не должно превышать 30 минут.
49.Заявителям предоставляется возможность предварительной записи для подачи заявления на предоставление государственной услуги. Предварительная запись осуществляется по телефону 20-37-26.
Глава 17.Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги
50.Регистрация заявления, полученного при личном обращении, через организации федеральной почтовой или электронной связи о предоставлении государственной услуги осуществляется в день поступления заявления в журнале регистрации входящих документов для проставления апостиля (форма журнала приведена в Приложении 5 к настоящему административному регламенту).
51.Регистрацию заявлений осуществляет специалист архивного агентства, ответственный за ведение делопроизводства в архивном агентстве.
Глава 18.Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга
52.Вход в помещение, где располагается архивное агентство, должен быть оборудован информационной табличкой, содержащей наименование архивного агентства, его местонахождение и режим работы. На территории, прилегающей к месторасположению архивного агентства, должны быть предусмотрены места для парковки автотранспортных средств.
53.Помещение архивного агентства должно быть оборудовано противопожарной системой, средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации. Выход из помещения оборудуется соответствующим указателем с автономным источником бесперебойного питания.
54.Кабинеты специалистов, осуществляющих прием заявителей, должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества, должности специалистов.
55.Места для информирования заявителей, получения информации должны быть оборудованы информационными стендами, стульями и столами для возможности оформления документов. Места для ожидания и приема заявителей должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов.
56.Информационные стенды размещаются с учетом высоты стен помещения на одном уровне в удобном для ознакомления месте и обеспечивают свободное прочтение содержащейся в них информации.
57.Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее N 18), наиболее важные места выделяются другим шрифтом.
58.Перечень сведений, которые размещаются на информационных стендах, указан в пункте 16 административного регламента.
Глава 19.Показатели доступности и качества государственной услуги
59.Своевременность и оперативность - доля (%) заявлений, рассмотренных в установленный срок с момента подачи документов. Показатель определяется как отношение количества запросов, рассмотренных в установленный срок, к общему количеству поступивших запросов, умноженное на 100%.
60.Доля заявителей, ожидавших получения государственной услуги в очереди не более 30 минут: показатель определяется как отношение количества случаев ожидания в очереди не более 30 минут к общему количеству обратившихся за государственной услугой заявителей, умноженное на 100%.
61.Обжалование - доля (%) обоснованных жалоб к общему количеству обратившихся заявителей за предоставлением государственной услуги, умноженное на 100%.
62.Культура обслуживания - доля (%) заявителей, отметивших грубое отношение гражданских служащих архивного агентства при предоставлении государственной услуги. Показатель определяется как отношение количества заявителей, не удовлетворенных вежливостью гражданских служащих архивного агентства, к общему количеству заявителей, умноженное на 100%.
63.Предоставление государственной услуги в многофункциональном центре не осуществляется.
Раздел III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
Глава 20.Состав и последовательность административных процедур
64.Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
а) поступление заявления при личном обращении, посредством почтовой, электронной связи или с использованием системы "Портал государственных услуг Иркутской области" о предоставлении государственной услуги;
б) прием и регистрация поступившего в архивное агентство заявления;
в) принятие решения о предоставлении услуги или об отказе в ее предоставлении;
г) направление запроса в Управление Федерального казначейства по Иркутской области по каналам межведомственной связи об оплате государственной пошлины;
д) проставление апостиля;
е) информирование заявителя о факте проставления апостиля или об отказе в проставлении апостиля;
ж) отправка (выдача) документов.
65.Блок-схема исполнения государственной услуги приводится в Приложении 6 к настоящему административному регламенту.
Глава 21.Поступление заявления при личном обращении, посредством почтовой, электронной связи или с использованием системы "Портал государственных услуг Иркутской области" о предоставлении государственной услуги
66.Основанием для начала исполнения государственной услуги является поступление в архивное агентство заявления при личном обращении, посредством почтовой, электронной связи или с использованием системы "Портал государственных услуг Иркутской области".
67.В случае обнаружения неполноты комплекта представленных документов согласно требованиям пункта 30 Административного регламента заявителю разъясняется причина отказа в приеме документов на регистрацию в устной или письменной форме (в случае соответствующего письменного обращения заявителя или отметки о необходимости получения отказа в письменной форме).
68.Уведомление о приеме заявления или об отказе в приеме заявления на регистрацию направляется с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на адрес электронной почты, с которого поступили заявление и документы в форме электронных документов.
Максимальный срок исполнения данной процедуры - 1 рабочий день с момента поступления заявления.
Глава 22.Прием и регистрация поступившего в архивное агентство заявления
69.Прием и регистрацию обращений осуществляет специалист 1 разряда отдела организационной работы архивного агентства (далее - специалист 1 разряда), ответственный за прием и регистрацию документов.
70.Регистрация заявления осуществляется в день его поступления в журнале регистрации входящих документов о проставлении апостиля (Приложение 5 к настоящему Административному регламенту). Запись о приеме документов содержит:
порядковый номер записи;
дату и время приема документов;
данные о заявителе;
количество и наименование документов, представленных для проставления апостиля;
дата и время отправки (выдачи) документов;
фамилию, инициалы, данные документа, удостоверяющего личность гражданина, получившего документы, его подпись.
71.Зарегистрированное обращение передается руководителю архивного агентства для рассмотрения и наложения резолюции, после чего не позже чем через 15 минут передается специалисту-эксперту отдела организационной работы архивного агентства (далее - специалисту-эксперту), ответственному за проставление апостиля, согласно должностному регламенту.
Максимальный срок исполнения данной процедуры - 1 рабочий день с момента регистрации заявления.
Глава 23.Принятие решения о предоставлении услуги или об отказе в ее предоставлении
72.Специалист-эксперт проверяет необходимость проставления апостиля. По результатам проведенной проверки принимается решение:
о проставлении апостиля;
об отказе в проставлении апостиля.
73.Решение об отказе в предоставлении государственной услуги принимается совместно заместителем руководителя архивного агентства и специалистом-экспертом, ответственным за проставление апостиля.
74.В случае принятия решении о предоставлении услуги специалист-эксперт делает запрос в Управление Федерального казначейства по Иркутской области по каналам межведомственной связи об оплате государственной пошлины, если заявитель будет получать официальный документ лично.
Максимальный срок исполнения данной процедуры - 1 рабочий день с момента регистрации заявления.
Глава 24.Направление запроса в Управление федерального казначейства по Иркутской области по каналам межведомственной связи об оплате государственной пошлины
75.В случае непредставления квитанции об оплате государственной пошлины сведения об оплате должны быть получены архивным агентством в рамках межведомственного информационного взаимодействия с Управлением Федерального казначейства по Иркутской области.
76.В целях получения документов, подтверждающих оплату государственной пошлины, архивное агентство в течение 3 рабочих дней со дня обращения заявителя формирует и направляет в Управление Федерального казначейства по Иркутской области межведомственный запрос в соответствии с законодательством.
77.Межведомственный запрос направляется в письменной форме на бумажном носителе или в форме электронного документа.
Максимальный срок исполнения данной процедуры составляет 5 рабочих дней с момента направления запроса в Управление Федерального казначейства по Иркутской области
Глава 25.Проставление апостиля
78.Основанием для начала административной процедуры по проставлению апостиля является принятие специалистом-экспертом решения о проставлении апостиля.
79.Проставление апостиля осуществляется путем проставления специального оттиска штампа "Апостиль", форма которого определена Конвенцией, с его последующим заполнением.
80.Штамп "Апостиль" должен быть выполнен в форме квадратного клише размером 10 x 10 см. Заголовок штампа "Апостиль" должен быть дан на французском языке - "Apostille (ConventiondelaHayedu 5 octobre 1961)". Апостиль может быть выполнен также способом компьютерного набора.
81.Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным отличным от предусмотренных административным регламентом способов не допускается.
82.Оттиск штампа "Апостиль" проставляется в конце текста документа - на свободном от него месте либо на оборотной стороне текста официального документа, либо на отдельном листе бумаги. Компьютерный набор апостиля осуществляется на отдельном листе бумаги.
83.В случае проставления апостиля на отдельном листе листы документа и лист с апостилем прошиваются нитью любого цвета либо специальным тонким шнуром (лентой). Последний лист документа в месте, где он прошит, заклеивается плотным бумажным "прямоугольником", на котором сведения о количестве прошитых, пронумерованных листов заверяются подписью специалиста-эксперта и печатью архивного агентства.
Максимальный срок выполнения действия составляет 10 минут.
84.Специалист-эксперт заполняет проставленный им оттиск штампа "Апостиль".
В строке 2 апостиля указываются в творительном падеже фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего официальный документ, представленный для проставления апостиля.
В строке 3 апостиля указывается должность лица, подписавшего документ.
В строке 4 апостиля указывается официальное наименование архива, органа или организации, удостоверившего документ оттиском печати.
В строке 5 апостиля в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль.
В строке 6 апостиля цифрами указывается дата проставления апостиля.
В строке 7 апостиля указываются в творительном падеже фамилия и инициалы, должность лица, подписавшего апостиль, а также название удостоверяющего органа.
В строке 8 апостиля указывается номер, соответствующий порядковому номеру записи в журнале регистрации апостиля.
Текст в апостиле должен быть напечатан или четко написан от руки, подчистки не допускаются, приписки и иные исправления оговариваются лицом, его подписавшим, и подтверждаются его подписью и оттиском печати.
Максимальный срок выполнения действия составляет 20 минут.
85.Руководитель подписывает апостиль и проставляет на нем оттиск печати, при этом допускается выступ печати за рамки апостиля.
86.Специалист-эксперт вносит в журнал регистрации апостиля (Приложение 7 к настоящему Административному регламенту) запись, в которой указываются:
порядковый номер записи (строка 8 апостиля);
дата проставления апостиля (строка 6 апостиля);
наименование официального документа, на котором проставляется апостиль, его реквизиты (номер и дата выдачи);
фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего официальный документ (строки 2 и 3 апостиля соответственно);
фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего апостиль (строка 7 апостиля);
государство предъявления официального документа с апостилем (указывается согласно обращению);
дата и сумма платежа государственной пошлины за проставление апостиля или отметка о направлении документов в адрес Консульского департамента МИД России.
Максимальный срок исполнения данной процедуры составляет 1 рабочий день.
Глава 26.Информирование заявителя о решении о проставлении апостиля или об отказе в проставлении апостиля
87.Специалист-эксперт готовит письмо заявителю об отказе в проставлении апостиля, в котором указывается причина отказа предоставления государственной услуги со ссылкой на соответствующий подпункт пункта 37 административного регламента, и представляет письмо на подпись руководителю агентства.
88.Уведомление о принятии решения о проставлении апостиля или об отказе в проставлении апостиля с указанием причин отказа специалист-эксперт направляет в письменной форме либо с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на адрес электронной почты, с которого поступили заявление и документы в форме электронных документов, в течение 2 рабочих дней со дня принятия соответствующего решения.
89.Заявитель в рамках графика работы и часов приема посетителей определяет дату и время личного приема для получения документов лично.
Глава 27.Отправка (выдача) документов
90.Специалист-эксперт выдает письмо об отказе в проставлении апостиля с приложением официального документа заявителю под роспись или передает специалисту 1 разряда для отправки документов почтовой связью.
91.Специалист 1 разряда формирует пакет документов для отправки в адрес Консульского департамента МИД России и в срок не позднее 1 рабочего дня с момента формирования пакета направляет документы почтовой связью по адресу: 119200, г. Москва, 1-й Неопалимовский пер., д. 12.
Раздел IV
Глава 28.Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений ответственными лицами
92.Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).
93.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений специалистами, участвующими в предоставлении государственной функции, осуществляют руководитель архивного агентства Иркутской области, заместитель руководителя архивного агентства Иркутской области.
94.Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами архивного агентства, участвующими в предоставлении государственной услуги, положений настоящего административного регламента.
95.Периодичность осуществления текущего контроля составляет один раз в квартал.
Глава 29.Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги
96.Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архивного агентства.
97.Проверки полноты и качества исполнения государственной услуги осуществляются на основании поручения руководителя архивного агентства.
98.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы архивного агентства) и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.
99.Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия. Состав комиссии утверждается руководителем архивного агентства.
100.Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Справка подписывается председателем, членами комиссии и представляется руководителю архивного агентства не позднее 30 дней с момента поручения руководителя архивного агентства о проведении проверки.
Глава 30.Ответственность государственных служащих архивного агентства за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги
101.Специалисты, ответственные за прием, регистрацию документов, предоставление услуги и подготовку документов к отправке (выдаче), несут персональную ответственность за несвоевременное и (или) ненадлежащее выполнение административных действий.
102.Заместитель руководителя архивного агентства Иркутской области (далее - заместитель руководителя архивного агентства) несет ответственность за организацию работы по предоставлению государственной услуги.
103.В случае выявления нарушений прав заявителей по результатам проведенных проверок осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Глава 31.Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за исполнением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций
104.Заявитель, обратившийся в архивное агентство в связи с предоставлением государственной услуги, имеет право обратиться с заявлением к руководителю архивного агентства с изложением своих претензий.
105.Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте архивного агентства.
Раздел V.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) архивного агентства, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных гражданских служащих архивного агентства
106.Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействие) и решений должностных лиц архивного агентства, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги.
107.Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
а) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;
б) нарушение срока предоставления государственной услуги;
в) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Иркутской области для предоставления государственной услуги;
г) отказ в приеме у заявителя документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Иркутской области для предоставления государственной услуги;
д) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Иркутской области;
е) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Иркутской области;
ж) отказ архивного агентства или должностного лица архивного агентства в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
108.Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в архивное агентство. Жалобы на решения, принятые руководителем архивного агентство, предоставляющего государственную услугу, подаются в вышестоящий орган.
Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта архивного агентства, предоставляющего государственную услугу, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
109.Оснований для отказа или приостановления рассмотрения жалобы действующим законодательством не предусмотрено.
110.Жалоба должна содержать:
а) наименование органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, предоставляющего государственную услугу, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
б) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
в) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего;
г) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
111.Жалоба, поступившая в архивное агентство, подлежит рассмотрению должностным лицом архивного агентства, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа архивного агентства, должностного лица архивного агентства, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
112.По результатам рассмотрения жалобы архивное агентство принимает одно из следующих решений:
а) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивным агентством опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Иркутской области;
б) отказывает в удовлетворении жалобы.
113.Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 112 настоящего Административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.