Сообщение УМНС РФ по Иркутской обл. и Усть-Ордынскому Бурятскому автономному округу от 14.10.2011 г № Б/Н
Информационное сообщение УФНС РФ по Иркутской области от 14.10.2011
Федеральная налоговая служба письмом от 05.10.2011 N ЕД-4-3/16368@ разъяснила вопрос применения налогоплательщиками первичных учетных документов в электронном виде в бухгалтерском и налоговом учете, а также в документообороте налогоплательщиков при взаимодействии между собой и с налоговыми органами.
В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
При этом п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ предусмотрено, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, в т.ч. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, а также личные подписи указанных лиц. Формы таких документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, также в обязательном порядке содержат наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, а также личные подписи указанных лиц.
Таким образом, первичные учетные документы только при наличии подписи соответствующих должностных лиц принимаются к учету и подлежат включению в упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. При этом необходимо отметить, что ни действующим законодательством Российской Федерации, ни иными нормативными актами не устанавливаются ограничения на использование первичных учетных документов в электронном виде при взаимодействии хозяйствующих субъектов между собой.
Согласно пп. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Статьей 3 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" также установлено, что:
- электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
- электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
В соответствии с п. 1 ст. 4 данного Федерального закона электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Таким образом, легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными (имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности. Указанное учитывается налоговыми органами и в целях применения налогоплательщиками положений п. 1 ст. 252 НК РФ.