Приложение к Приказу от 05.08.2011 г № 29-МПР Положение
Положение о постоянно действующей экспертной комиссии министерства строительства, дорожного хозяйства иркутской области
Глава 1.Общие положения
1.Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности министерства строительства, дорожного хозяйства Иркутской области (далее - Министерство).
2.Экспертная комиссия является совещательным органом при министре строительства, дорожного хозяйства Иркутской области (далее - Министр).
Решения экспертной комиссии фиксируются в протоколах и вступают в силу после их утверждения Министром. В необходимых случаях решения экспертной комиссии утверждаются после их предварительного согласования с Государственным архивом Иркутской области.
3.В своей работе экспертная комиссия руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Положением об Архивном фонде Российской Федерации, нормативно-методическими документами Росархива и архивного агентства Иркутской области, Государственного архива Иркутской области, Перечнем документов Министерства и учреждений, находящихся в ведении Министерства, с указанием сроков хранения, Инструкцией по делопроизводству в Министерстве и его учреждениях, а также приказами и указаниями Министра.
4.Экспертную комиссию возглавляет начальник отдела контроля, документационного обеспечения и кадровой работы.
Персональный состав экспертной комиссии назначается распоряжением Министра из числа наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений Министерства, ответственных за делопроизводство.
В качестве экспертов к работе экспертной комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций, в качестве консультантов - представители Государственного архива Иркутской области.
5.Положение об экспертной комиссии вводится в действие приказом Министерства после согласования с Государственным архивом Иркутской области.
Глава 2.Основные задачи экспертной комиссии
6.Основными задачами экспертной комиссии являются:
1) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формирования;
2) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;
3) организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической и другой специальной документации.
Глава 3.Основные функции экспертной комиссии
7.В соответствии с возложенными на нее задачами экспертная комиссия выполняет следующие функции:
1) организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения и к уничтожению;
2) осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Министерства и по подготовке их к архивному хранению, по разработке проекта номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам;
3) оказывает содействие и методическую помощь сотрудникам Министерства по инициативному документированию (записи старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории.
8.Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области (далее - ЭПК), а затем на согласование Министра:
описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;
перечни проектов, научно-техническую документацию, по которым дела подлежат передаче на государственное хранение;
акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
документы со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в Перечне.
9.На согласование ЭПК архивного агентства Иркутской области, а затем на утверждение Министра:
сводную номенклатуру дел;
описи дел по личному составу;
акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.
10.На рассмотрение ЭПК архивного агентства Иркутской области:
предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.
11.На утверждение Министра:
акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
12.Совместно с отделом контроля, документационного обеспечения и кадровой работы проводит для Министерства консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их квалификации.
Глава 4.Права экспертной комиссии
13.Для выполнения возложенных задач и функций экспертная комиссия имеет право:
1) в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Министерства по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов;
2) запрашивать от руководителей структурных подразделений Министерства:
письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;
3) заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Министерства о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, являющихся государственной частью Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов;
4) приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Министерства, в качестве консультантов представителей Государственного архива Иркутской области, сторонних организаций;
5) экспертная комиссия в лице председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы;
6) информировать руководство Министерства по вопросам, относящимся к компетенции экспертной комиссии;
7) в установленном порядке представлять Министерство в Государственном архиве Иркутской области.
Глава 5.Организация работы экспертной комиссии
14.Экспертная комиссия взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Иркутской области, получает от него соответствующие организационно-методические указания.
15.Экспертная комиссия работает по годовому плану, утвержденному руководителем Управления.
16.Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение экспертной комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
17.Заседание экспертной комиссии и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли не менее половины присутствующих на заседании членов экспертной комиссии. Право решающего голоса имеют только члены экспертной комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов экспертной комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель экспертной комиссии и Министр (в необходимых случаях по согласованию с Государственным архивом Иркутской области).
18.Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых экспертной комиссией решений возлагаются на ответственного за архив, являющегося секретарем экспертной комиссии.