Приложение к Распоряжению от 13.05.2010 г № 78-РА Положение

Распределение функций между сотрудниками архивного отдела администрации шелеховского муниципального района

N п/п	Наименование функции	Ответственный исполнитель	Сотрудник, исполняющий обязанности в период временного отсутствия ответственного исполнителя
1	Формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений	Начальник отдела	Консультант отдела
2	Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов	Начальник отдела	Консультант отдела
3	Прием от юридических и физических лиц на хранение архивных документов в порядке и на условиях, заключенных договоров между собственником документов и администрацией района	Начальник отдела	Консультант отдела
4	Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности	Начальник отдела	Консультант отдела
5	Ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в отделе, и представление в орган управления архивным делом Иркутской области сведения об изменении в составе и объеме фондов	Начальник отдела	Консультант отдела
6	Составление и ведение в установленном порядке списка источников комплектования, организация отбора, упорядочение, передача и прием архивных документов на хранение	Начальник отдела	Консультант отдела
7	Оказание организационной и методической помощи источникам комплектования, юридическим и физическим лицам в сохранении, комплектовании и использовании архивных фондов, включая: а) проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу	Консультант отдела	Главный специалист
	б) ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в архивах источников комплектования муниципального архива	Консультант отдела	Главный специалист
	в) рассмотрение и согласование положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, источников комплектования	Начальник отдела	Консультант отдела
	г) рассмотрение и представление в орган управления архивным делом Иркутской области, поступивших от источников комплектования описей дел постоянного хранения и по личному составу	Начальник отдела	Консультант отдела
	д) согласование описей дел по личному составу ликвидированных организаций	Начальник отдела	Консультант отдела
	е) изучение и обобщение практики работы архивов, делопроизводственных служб и распространение их положительного опыта	Консультант отдела	Главный специалист
	ж) проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами	Начальник отдела	Консультант отдела
	з) разработка и реализация мероприятий по улучшению работы архивов, организации документов в делопроизводстве, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб	Начальник отдела	Консультант отдела
8	Обеспечение информирования органов местного самоуправления Шелеховского района, юридических и физических лиц, а также использование архивных документов для удовлетворения прав граждан и организаций на архивную информацию, в том числе: а) информирование органов местного самоуправления Шелеховского района, юридических и физических лиц о составе и содержании документов, хранящихся в отделе	Начальник отдела	Консультант отдела
	б) организацию работы пользователей документами, изготовление архивных копий документов по их запросам, подготовку выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикационную деятельность	Главный специалист	Главный специалист
	в) исполнение запросов юридических и физических лиц, выдачу архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан	Главный специалист	Главный специалист
	г) создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов	Главный специалист	Главный специалист
9	Взаимодействие с ОГУ "Многофункциональный центр" по исполнению запросов от граждан и юридических лиц	Начальник отдела	Консультант отдела
10	Взаимодействие с Управлением ПФР по обмену информацией, в том числе документами в электронной форме, социально-правового характера, необходимой для реализации гражданами своих пенсионных прав	Начальник отдела	Консультант отдела
11	Подготовка и представление в соответствии с установленным порядком информации о деятельности муниципального архива и иных вопросах в соответствии с компетенцией отдела в средствах массовой информации, на официальный сайт администрации района и иные органы	Начальник отдела	Консультант отдела
12	Участие в консультативно-совещательных органах при мэре района, администрации района, а также в установленном порядке в заседаниях, комиссиях и иных органах Думы Шелеховского муниципального района	Начальник отдела	Консультант отдела
13	Реализация областных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Иркутской области и находящихся на территории Шелеховского района	Главный специалист	Начальник отдела
14	Подготовка проектов муниципальных правовых актов Шелеховского района, иных документов по вопросам компетенции отдела	Начальник отдела	Консультант отдела
15	Обеспечение безопасности персональных данных, в том числе при работе в информационных системах СЭД "Дело" и СЭД "Кодекс", в порядке, предусмотренном действующим законодательством и муниципальными правовыми актами Шелеховского района	Начальник отдела	Консультант отдела, главные специалисты