Приложение к Постановлению от 02.03.2010 г № 285-ПА Административный регламент

Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации ангарского муниципального образования муниципальной услуги по организации исполнения обращений, жалоб и запросов Российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации ангарского муниципального образования

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации Ангарского муниципального образования (далее - АМО) муниципальной услуги по организации исполнения обращений, жалоб и запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации АМО (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации АМО (далее - Отдел), а также порядок взаимодействия Отдела с Архивным агентством Иркутской области, государственными архивами, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее - организации) при осуществлении предоставления муниципальной услуги.
Нормативно-правовое регулирование предоставления
муниципальной услуги
1.2.Предоставление муниципальной услуги по организации исполнения обращений и запросов российских граждан, поступивших в Отдел, осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации;
- постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 290 "О Федеральном архивном агентстве";
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- Положением об Архивном отделе администрации Ангарского муниципального образования (утверждено распоряжением мэра Ангарского муниципального образования от 13.03.2007 N 168-к).
1.3.Органом по предоставлению муниципальной услуги по организации исполнения запросов российских граждан и непосредственное исполнение запросов российских граждан является архивный отдел администрации Ангарского муниципального образования.
2.ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Порядок информирования о муниципальной услуге
2.1.Муниципальная услуга по исполнению запросов российских граждан предоставляются в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий, выдаваемых Отделом.
2.2.Местонахождение Отдела и его почтовый адрес: 665833, Иркутская область, город Ангарск, 9 микрорайон, дом 20, 2 этаж.
2.3.Сайт администрации АМО: www.angarsk-adm.ru, E-mail: Archiv@angarsk-adm.ru.
2.4.Телефоны Отдела: (3955) 51-82-32, 51-82-35.
2.5.Информация по процедурам исполнения обращений, жалоб и запросов предоставляется:
- по письменным обращениям;
- по телефону;
- при личном обращении граждан.
2.6.Актуальная и исчерпывающая информация в текстовом виде представляется на информационном стенде.
2.7.По телефону специалисты Отдела дают информацию по вопросам исполнения обращений, жалоб и запросов граждан.
2.8.При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты Отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Отдела, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста. В случае, если специалист, принявший звонок, не может самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на начальника Отдела или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
2.9.Заявители, представившие в Отдел запрос, в обязательном порядке информируются специалистами:
- о приостановлении предоставления услуги;
- об отказе в предоставлении услуги;
- о сроке исполнения запроса и возможности получения ответа.
2.10.В любое время с момента приема заявления заявитель имеет право на получение сведений о прохождении процедур по предоставлению услуги при помощи телефона или посредством личного обращения в Отдел.
2.11.Для получения сведений о прохождении процедур по предоставлению услуги заявителем указываются (называются) дата и входящий номер, указанные в полученном заявителем корешке заявления. Заявителю предоставляются сведения о том, на каком этапе (в процессе выполнения каждой административной процедуры) находится представленный им запрос.
Порядок получения консультаций о предоставлении
муниципальной услуги
2.12.Консультации (справки) по вопросам предоставления услуги предоставляются специалистами Отдела.
2.13.Консультации предоставляются по:
- перечням документов и сведениям, необходимым для предоставления услуги;
- времени приема и выдачи документов;
- срокам предоставления услуги;
- порядку обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления услуги.
2.14.Консультации предоставляются при личном обращении и посредством телефона.
Режим работы с заявителями
2.15.Прием граждан осуществляется специалистами Отдела в соответствии со следующим графиком:

Дни недели

Время приема

Понедельник
Вторник
Среда
Четверг
Пятница
Суббота
Воскресенье

с 10-00 до 13-00 и с 14-00 до 16-00
-
с 10-00 до 16-00 и с 14-00 до 16-00
-
-
-
-

Сроки ожидания при предоставлении муниципальной услуги
2.16.Максимальное время ожидания в очереди при подаче заявления на предоставление услуги не должно превышать 30 минут.
2.17.Время ожидания очереди для получения консультации не должно превышать 20 минут.
2.18.Консультации и справки предоставляются специалистами в течение всего срока предоставления услуги.
Сроки предоставления муниципальной услуги
2.19.Запросы граждан, поступившие в Отдел и требующие составления архивных справок, архивных выписок, архивных копий, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях начальник Отдела вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.
Основание для предоставления муниципальной услуги
2.20.Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес Отдела.
2.21.В запросе (заявлении) с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения.
Социально-правовые запросы граждан должны содержать следующие реквизиты:
- наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;
- фамилия, имя, отчество заявителя;
- почтовый адрес места жительства;
- изложение существа обращения;
- дата отправления письма;
- трудовая книжка или копия;
- документ, удостоверяющий личность.
Тематические запросы граждан содержать следующие реквизиты:
- наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;
- фамилия, имя, отчество заявителя;
- почтовый адрес места жительства;
- изложение существа обращения;
- дата отправления письма;
- дата и номер запрашиваемого документа;
- документ, удостоверяющий личность.
По своему желанию заявитель дополнительно может представить иные сведения, которые, по его мнению, имеют значение для предоставления услуги.
2.22.Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.23.Формы документов для заполнения, образцы заполнения документов представленные в Приложениях N 1, N 2 и N 3 к административному регламенту размещены в помещении для приема граждан на информационном стенде Отдела.
Перечень оснований для отказа в предоставлении
муниципальной услуги
2.24.По запросам, поступившим в Отдел, которые не могут быть исполнены без представления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации гражданам направляется ответ, с указанием о представлении необходимых данных.
2.25.Не подлежат рассмотрению социально-правовые запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя, места и периода работы.
Не подлежат рассмотрению тематические запросы (по определенной проблеме, теме, событию, факту) без уточняющей информации: даты, номера постановления и т.д. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.
Другие положения, характеризующие требования
к предоставлению муниципальной услуги
2.26.Все поступившие запросы социально-правового характера исполняются бесплатно.
3.АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ
Описание последовательности действий при предоставлении
муниципальной услуги
3.1.Ответственным за предоставление муниципальной услуги является начальник Отдела.
3.2.Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры Отдела:
- прием, первичная проверка и регистрация запросов;
- анализ тематики поступивших запросов;
- направление непрофильных запросов на исполнение в архивы по принадлежности;
- подготовка и направление ответов гражданам (заявителям).
Прием, первичная проверка и регистрация запросов
3.3.Поступившие в Отдел письменные запросы (заявления) регистрируются в журнале регистрации запросов граждан и в программе учета входящей корреспонденции в течение одних суток, непрофильные пересылаются в соответствующий государственный или муниципальный архив в установленном порядке.
3.4.Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
3.5.При необходимости информация о некоторых запросах докладывается начальнику Отдела.
3.6.Депутатские запросы, обращения федеральных органов государственной власти, администрации Ангарского муниципального образования рассматриваются начальником Отдела в день поступления.
Анализ тематики поступивших запросов
3.7.Специалист Отдела осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Отделе научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяются:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить непрофильный запрос по принадлежности на исполнение.
Направление запросов на исполнение в организации
по принадлежности
3.8.По итогам анализа тематики поступивших запросов в течение 7 дней со дня регистрации Отдел направляет непрофильные запросы со своим письмом по принадлежности:
- в государственные или муниципальные архивы;
- в другие организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.
3.9.При необходимости Отдел направляет запросы на исполнение в соответствующие организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.
3.10.В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, Отдел направляет в соответствующие организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.
Подготовка и направление ответов гражданам
3.11.Одновременно с направлением непрофильных запросов на исполнение в другой архив Отдел письменно уведомляет об этом граждан.
3.12.В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость представления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных, муниципальных и ведомственных архивов.
3.13.Рассмотрение запроса (заявления) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
Порядок и формы контроля за предоставлением
муниципальной услуги
3.14.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению обращений (запросов) заявителей определены Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации".
3.15.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется начальником Отдела, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги.
3.16.Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником Отдела проверок соблюдения и исполнения специалистами Отдела положений настоящего Регламента.
3.17.Архивное агентство Иркутской области осуществляет контроль за предоставлением Отделом муниципальной услуги.
3.18.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) работников Отдела.
3.19.По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
3.20.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
3.21.Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,
осуществляемых (принимаемых) в ходе предоставления
муниципальной услуги
3.22.Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принимаемых) в ходе предоставления муниципальной услуги, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.23.Жалоба может быть подана курирующему Отдел вышестоящему руководителю - руководителю аппарата администрации Ангарского муниципального образования юридическими лицами - через канцелярию администрации Ангарского муниципального образования, частными лицами - через общественную приемную Ангарского муниципального образования по адресу: город Ангарск, площадь Ленина.
3.24.Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
- фамилию, имя, отчество;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
3.25.Начальник Отдела:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
3.26.Ответ на жалобу подписывается начальником Отдела.
3.27.Ответ на жалобу, поступившую в Отдел, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
3.28.Письменная жалоба, поступившая в Отдел, для рассмотрения которой требуется обращение к архивным документам, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях начальник Отдела вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока ее рассмотрения заявителя, направившего жалобу.
3.29.Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, то ответ на жалобу не дается. Отдел при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью работников Отдела, а также членов их семей, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
3.30.Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Отдела вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Отдел. Заявитель, направивший обращение, письменно уведомляется о данном решении.
Мэр Ангарского
муниципального образования
А.П.КОЗЛОВ