Приложение к Приказу от 08.05.2009 г № 475-МПР Порядок
Порядок подготовки материалов к рассмотрению на заседании коллегии и осуществление контроля за исполнением принятых решений
1.Члены коллегии и начальники структурных подразделений к 1-му числу последнего месяца года представляют секретарю коллегии перечень вопросов для включения в план работы коллегии на следующий год.
Предложения по рассмотрению внеплановых вопросов вместе с необходимыми материалами к заседанию коллегии представляются по согласованию с председателем коллегии за 10 дней до заседания коллегии.
2.Ответственность за подготовку вопроса, поставленного на обсуждение коллегии, несет ответственный исполнитель, заместитель министра здравоохранения Иркутской области в соответствии с распределением обязанностей, в его отсутствие - начальник управления (отдела).
3.Ответственный исполнитель за 10 дней до заседания представляет секретарю коллегии в 2-х экземплярах следующие материалы к заседанию коллегии:
1) списки выступающих и приглашенных на заседание коллегии;
2) справку;
3) проект решения коллегии, согласованный с заинтересованными руководителями структурных подразделений министерства, органов и учреждений здравоохранения (доработка решений коллегии после обсуждения на заседании коллегии проводится ответственными исполнителями в сроки, установленные на заседании коллегии).
Объем проекта решения коллегии (проект приказа, письма) не должен превышать 3-х страниц, справки - 4 - 7 страниц.
4.Материалы к заседанию коллегии должны быть согласованы (виза включает в себя личную подпись и дату):
1) справка и все приложения к ней подписываются ответственным исполнителем (с указанием должности), справка, кроме того, согласовывается начальником управления, курирующим заместителем министра здравоохранения Иркутской области, на лицевой стороне последнего листа;
2) проекты приказа или письма согласовываются в установленном для оформления этих документов порядке;
3) проект решения коллегии согласовывается исполнителем, начальником отдела, начальником управления (самостоятельного отдела), курирующим заместителем министра здравоохранения Иркутской области.
Если документ по своему содержанию касается нескольких структурных подразделений, он должен быть согласован начальниками всех заинтересованных управлений, отделов, учреждений системы министерства здравоохранения Иркутской области.
Согласование производится на отдельном листе согласования проекта решения коллегии, который помещается на обратной стороне последнего листа документа.
Замечания или дополнения к проекту решения коллегии излагаются на листе согласования или на отдельном листе (в этом случае на листе согласования делается соответствующая отметка). В таком случае визы имеют следующую форму:
(подпись) И.И.Иванов
Замечания прилагаются. 12.01.2009.
5.В случаях несвоевременного представления материалов к заседанию, а также при представлении неподготовленных материалов вопрос с обсуждения снимается председателем коллегии или его заместителем.
При невозможности по каким-либо причинам представить материал к заседанию коллегии в установленный срок или если необходимость обсуждения вопроса отпала, лицо, ответственное за подготовку материала, обязано не позднее чем за 10 дней до заседания коллегии письменно доложить об этом председателю коллегии.
6.За своевременную явку приглашенных и выступающих на заседание коллегии лиц и организацию их регистрации несут ответственность исполнители структурных подразделений, вносивших вопрос на рассмотрение.
При невозможности присутствия на коллегии приглашенный участник обязан лично доложить о причине неявки председателю коллегии, заместителю председателя коллегии или секретарю.
7.По окончании заседания первые подписанные экземпляры доклада и содоклада сдаются секретарю коллегии.
8.Вопросы, обсуждаемые на заседании коллегии, оформляются протоколом, который подписывается председателем коллегии (заместителем председателя) и секретарем коллегии.
По результатам обсуждения издаются решения коллегии, приказы министерства здравоохранения Иркутской области, письма.
9.Решения, принятые коллегией, оформляются следующим образом:
- по основным рассматриваемым вопросам - решением коллегии;
- поручения членам коллегии и другим должностным лицам - протокольно;
- о снятии решений коллегии с контроля - протокольно или решением.
Резолютивная часть решения коллегии разбивается на пункты и подпункты (арабскими цифрами); каждый пункт должен содержать наименование организации или структурного подразделения, на которое возложено исполнение, - в форме дательного падежа ("Управлению организации медицинской помощи"); фамилию и инициалы ответственного исполнителя в скобках в форме именительного падежа (Иванов И.И.), поручение, сформулированное на основе неопределенной формы глагола (подготовить, организовать); срок исполнения.
Решения коллегии и проекты приказов, которые в результате обсуждения требуют внесения изменений и дополнений, дорабатываются ответственными исполнителями и представляются на подпись в 10-дневный или другой установленный на коллегии срок. Доработанное решение коллегии также согласовывается исполнителем, начальником отдела, начальником управления, курирующим заместителем министра здравоохранения Иркутской области.
10.Подписанное решение коллегии в 5-дневный срок копируется и рассылается в обязательном порядке всем членам коллегии, ответственным исполнителям в необходимом количестве экземпляров.
11.Должностное лицо, указанное в решении коллегии, на которое возлагается контроль за исполнением решения коллегии, дает конкретные поручения исполнителям, которые оформляются резолюцией.
12.Управление (отдел) министерства, ответственное за подготовку вопроса, устанавливает контроль за исполнением принятого решения коллегии. Ответственный исполнитель осуществляет сбор и обобщение информации по исполнению решения коллегии, представляет информацию секретарю коллегии не позднее 5 числа каждого месяца и подготавливает общую справку для снятия решения коллегии с контроля.
13.На каждое решение коллегии оформляется дело, в которое подшивается копия решения коллегии и материалы по его исполнению.
14.При невозможности исполнения поручения коллегии в срок на имя председателя коллегии подается докладная записка о продлении сроков исполнения.
15.Вопрос о снятии решения коллегии с контроля рассматривает председатель на основании справки, представляемой начальником структурного подразделения министерства с визами исполнителей и ответственного за контроль.
16.Секретарь коллегии ежеквартально обобщает представленную ответственным исполнителем информацию и докладывает о неисполненных поручениях на оперативных совещаниях министерства здравоохранения.
Заместитель министра
здравоохранения
А.С.КУПЦЕВИЧ