Приложение к Распоряжению от 27.06.2012 г № 111-РА

Распределение функций между сотрудниками архивного отдела администрации шелеховского муниципального района

N п/п	Наименование функции	Ответственный исполнитель	Сотрудник, исполняющий обязанности в период временного отсутствия ответственного исполнителя
1	Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов	Начальник отдела	Консультант отдела
2	Прием от юридических и физических лиц на хранение архивных документов в порядке и на условиях заключенных договоров между собственником документов и администрацией района	Начальник отдела	Консультант отдела
3	Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности	Начальник отдела	Консультант отдела
4	Ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в отделе, и представление в орган управления архивным делом Иркутской области сведений об изменении в составе и объеме фондов	Начальник отдела	Консультант отдела
5	Составление и ведение в установленном порядке списка источников комплектования, организация отбора, упорядочение, передача и прием архивных документов на хранение	Начальник отдела	Консультант отдела
6	Оказание организационной и методической помощи источникам комплектования, юридическим и физическим лицам в сохранении, комплектовании и использовании архивных фондов, включая: а) ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в архивах источников комплектования муниципального архива	Консультант отдела	Главный специалист
	б) согласование описей дел по личному составу ликвидированных организаций	Начальник отдела	Консультант отдела
	в) изучение и обобщение практики работы архивов, делопроизводственных служб и распространение их положительного опыта	Главный специалист	Главный специалист
	г) проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами	Начальник отдела	Консультант отдела
	д) разработка и реализация мероприятий по улучшению работы архивов, организации документов в делопроизводстве	Начальник отдела	Консультант отдела
7	Обеспечение информирования органов местного самоуправления Шелеховского района, поселений, входящих в состав Шелеховского района, юридических и физических лиц, а также использование архивных документов для удовлетворения прав граждан и организаций на архивную информацию, в том числе: а) информирование органов местного самоуправления Шелеховского района, юридических и физических лиц о составе и содержании документов, хранящихся в отделе	Начальник отдела	Консультант отдела
	б) организацию работы пользователей документами, изготовление архивных копий документов по их запросам, подготовку выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикационную деятельность	Главный специалист, архивариус
	в) исполнение запросов юридических и физических лиц, выдачу архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан	Главный специалист, архивариус
	г) создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов	Главный специалист, архивариус
8	Взаимодействие с ОГКУ "Многофункциональный центр" по исполнению запросов от граждан и юридических лиц	Начальник отдела	Консультант отдела
9	Взаимодействие с Управлением ПФР по обмену информацией, в том числе документами в электронной форме, социально-правового характера, необходимой для реализации гражданами своих пенсионных прав	Начальник отдела	Консультант отдела
10	Подготовка и представление в установленном порядке информации о деятельности отдела, в т.ч. о переданных полномочиях органам местного самоуправления, в отдел информационных технологий администрации района для размещения на официальном сайте администрации района в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", в муниципальное бюджетное учреждение Шелеховского района "Редакция газеты "Шелеховский вестник", а также подготовка и размещение указанной информации на информационных стендах	Начальник отдела	Консультант отдела
11	Участие в консультативно-совещательных органах при мэре района, администрации района, а также в установленном порядке в заседаниях, комиссиях и иных органах Думы Шелеховского муниципального района	Начальник отдела	Консультант отдела
12	Рассмотрение обращений органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных организаций и граждан по вопросам компетенции отдела, подготовка ответов на данные обращения	Начальник отдела	Консультант отдела
13	Реализация областных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Иркутской области	Главный специалист	Начальник отдела
14	Подготовка проектов муниципальных правовых актов Шелеховского района, иных документов по вопросам компетенции отдела	Начальник отдела	Консультант отдела
15	Обработка персональных данных, необходимых для выполнения возложенных на отдел задач и функций, принятие мер по защите персональных данных	Главные специалисты, архивариус
16	Ведение информационных систем персональных данных: СЭД "Дело" и СЭД "Кодекс"	Главные специалисты, архивариус
17	Выполнение иных функций, предусмотренных законодательством Российской Федерации, Иркутской области, а также поручений заместителей мэра района, мэра района	Начальник отдела, консультант отдела, главные специалисты, архивариус