Приложение к Приказу от 05.08.2011 г № 29-МПР Положение
Положение об архиве министерства строительства, дорожного хозяйства иркутской области
Глава 1.Общие положения
1.Документы министерства строительства, дорожного хозяйства Иркутской области (далее - Министерство), представляющие историческую, научную, социальную, экономическую и культурную ценность, являющиеся областной государственной собственностью, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Иркутской области.
2.До передачи на государственное хранение документы временно (в течение 10 лет) хранятся в архиве Министерства.
3.Архив Министерства образован в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года N 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области".
4.Архив Министерства (далее - архив) создан для хранения законченных делопроизводством документов, их отбора на постоянное и долговременное хранение, учета, научного и практического использования, подготовки и своевременной передачи документов на хранение в Государственный архив Иркутской области.
5.Архив Министерства находится в помещении организации по адресу: 664007, г. Иркутск, ул. Поленова, д. 18.
Архив Министерства возглавляет ответственный за архив, которого назначает министр строительства, дорожного хозяйства Иркутской области (далее - Министр).
6.В своей работе ответственный за архив руководствуется Федеральным законом Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Иркутской области "Об архивном деле в Иркутской области", Инструкцией по делопроизводству Правительства Иркутской области, Инструкцией по делопроизводству Министерства, Основными правилами работы ведомственных архивов, приказами, указаниями Федерального архивного агентства Российской Федерации и вышестоящей организации, типовыми и ведомственными перечнями документов, методическими рекомендациями архивного агентства Иркутской области и Государственного архива Иркутской области, настоящим Положением.
7.Круг обязанностей ответственного за архив определяется должностным регламентом, утвержденным Министром.
8.Контроль за деятельностью архива осуществляет начальник отдела контроля, документационного обеспечения и кадровой работы.
9.Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет Государственный архив Иркутской области.
Глава 2.Состав документов архива
10.В состав архива входят:
1) законченные делопроизводством документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности Министерства;
2) документы по личному составу;
3) печатные (в том числе ведомственные) издания, дополняющие документы архива и документы, необходимые для справочной работы;
4) научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов архива (описи, исторические справки, каталоги, указатели, обзоры и др.);
5) документы личного происхождения, образовавшиеся в результате деятельности сотрудников Министерства и подведомственных ему учреждений, имеющие историческую, культурную или иную ценность.
Глава 3.Задачи и функции архива
11.Основными задачами архива являются:
1) комплектование законченными делопроизводством документами постоянного и долговременного хранения, делами по личному составу, образовавшимися в результате деятельности Министерства;
2) учет, обеспечение сохранности, использования документов, находящихся в архиве;
3) подготовка и своевременная передача документов на хранение в Государственный архив Иркутской области;
4) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Министерства;
5) внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.
12.В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
1) принимает, учитывает и хранит законченные делопроизводством документы постоянного и долговременного хранения, обработанные в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, Инструкцией по делопроизводству Правительства Иркутской области, Инструкцией по делопроизводству Министерства, и несет ответственность за их сохранность;
2) совместно с работниками, ответственными за делопроизводство, контролирует сохранность и правильность оформления дел в структурных подразделениях Министерства, принимает участие в составлении номенклатур дел и проверяет правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;
3) ежегодно (к 1 июня) организует экспертизу научной и практической ценности документов, находящихся в архиве Министерства;
4) создает и пополняет научно-справочный аппарат к документам, подлежащим передаче на государственное хранение. Представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством документов на рассмотрение экспертной комиссии Министерства и ЭПК архивного агентства Иркутской области описи дел постоянного хранения и по личному составу;
5) после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Иркутской области описей дел постоянного хранения и согласования дел по личному составу составляет акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения за соответствующий период;
6) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов, периодически (1 раз в 5 лет) организует проверку наличия и состояния дел в архиве;
7) осуществляет подготовку документов для изготовления архивным агентством Иркутской области страховых копий на особо ценные документы, создает страховой фонд особо ценных документов и фонд пользования, которые вместе с оригиналами передает на хранение в Государственный архив Иркутской области;
8) организует использование документов:
информирует руководство и работников Министерства о составе и содержании документов архива;
выдает в установленном порядке дела для работы сотрудникам структурных подразделений Министерства;
ведет учет использования документов;
выдает в установленном порядке справки, копии и выписки из документов организациям и отдельным лицам;
9) принимает участие в разработке методических пособий по делопроизводству и архивному делу Министерства;
10) консультирует работников Министерства по вопросам делопроизводства и архива;
11) подготавливает и передает на государственное хранение документы постоянного хранения в Государственный архив Иркутской области в установленные сроки и в установленном порядке;
12) ежегодно (к 1 декабря) представляет в Государственный архив Иркутской области паспорт архива Министерства и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.
Глава 4.Права архива
13.Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
1) контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Министерства;
2) запрашивать от сотрудников Министерства сведения, необходимые для работы с архивом;
3) привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов наиболее квалифицированных специалистов, работающих в Министерстве, в качестве консультантов работников Государственного архива Иркутской области;
4) требовать от сотрудников Министерства письменные объяснения причин отсутствия документов.
Глава 5.Ответственность сторон
14.Ответственный за архив несет ответственность за выполнение возложенных на архив Министерства задач и функций.
Положение об архиве разработано в соответствии с типовым положением об архиве учреждения.